A melhor forma de fazer uma Nota Fiscal de Venda no sistema é através do pedido de venda. Com o pedido de venda, não apenas a nota fiscal é criada, mas o estoque também é reservado. Além disso, quando a nota fiscal é autorizada, o sistema calcula as comissões dos representantes e gera o contas a receber de acordo com as informações de cobrança do pedido.

Para criar um pedido de venda, acesse o menu Operações>Pedidos de venda, depois clique em CADASTRAR.

O campo Número é o número do pedido de venda, não o número da Nota Fiscal. O sistema preenche automaticamente com um sequencial, mas você pode alterar.

O campo Cliente é onde você deve informar o cliente que solicitou o pedido. Quando você começar a escrever o nome do cliente, o sistema busca automaticamente na base de dados se já existe algum cliente com esse nome cadastrado. O sistema também possibilita cadastrar um novo cliente diretamente pelo pedido de venda, com a opção criar novo.

O sistema também apresenta a possibilidade de cadastrar tags ao pedido. Isso irá facilitar depois buscar o pedido de venda pelas tags. Você pode utilizar as tags para marcar pedidos importantes, por exemplo, ou vincular qualquer outra informação. Para excluir uma tag do pedido basta clicar em x. Antes de cadastrar os produtos no pedido você ainda pode selecionar Informações complementares e Informações ao fisco pré-cadastradas (você pode pré-cadastrar esses textos em Cadastros -> Informações Complementares), ou mesmo escrever na hora essas informações. Essas duas informações vão na Nota Fiscal. Já o campo Observação interna é uma observação que você pode escrever apenas para lembra-se de algum detalhe do pedido, visto que esta informação não é apresentada na nota fiscal, somente na impressão do pedido de venda.

->Representantes de Venda(Opcional):

O sistema permite que se cadastre representantes de venda vinculados aos seus pedidos, facilitando o cálculo das comissões. Entretanto, para isso, primeiramente é necessário habilitar a funcionalidade de representantes de venda e cadastrar os representantes. Vamos aos passos.

  • 1. Configure a funcionalidade de representantes de venda.
  • 2. Cadastre um representante de venda. O representante de venda é um usuário do sistema marcado como representante. Para descobrir como cadastrar um usuário clique aqui.
  • 3. Vincule um representante a um pedido de venda. Com a configuração ativada e ao menos um representante já cadastrado, o campo "Representante" aparecerá no pedido de venda. Basta selecionar o representante desejado e salvar o pedido.

->Informações de Transporte(Opcional):

Ainda no pedido de venda, é possível cadastrar informações de transporte acessando a aba Transporte / outros. Nessa tela você poderá cadastrar informações como transportadora, placa do veículo, valor do frete, outras despesas, peso bruto, peso líquido, além de marca, quantidade, espécie e numeração dos volumes transportados.

Depois do preenchimento, basta clicar no botão de PROSSEGUIR para cadastrar o pedido de venda e prosseguir com o cadastro dos produtos.

->Cadastrando os produtos:

Após selecionar o botão para prosseguir, o sistema continuará na mesma tela. Entretanto, você verá dois novos botões:

Adicionar um produto e Adicionar produtos em massa.

Selecione o botão Adicionar um produto caso deseje incluir um novo produto no pedido de venda. Você poderá encontrar o produto através do código ou da descrição. É imprescindível que o produto esteja cadastrado no estoque. Caso não esteja encontrando o produto, verifique em Estoque -> Produtos em Estoque se o produto existe ou se possui quantidade disponível para venda.

Caso deseje incluir vários produtos de uma mesma nota fiscal ao pedido clique em Adicionar produtos em massa. Você pode adicionar a quantidade total ou parcial de uma nota do seu fornecedor ou de uma Declaração de importação.

Após cadastrar todos os produtos, clique no botão Salvar para salvar o pedido de venda. O sistema irá retornar a listagem de pedidos de venda.

->Informação de cobrança(Opicional):

Para saber como adicionar uma cobrança no seu pedido, acesse: Como adicionar uma cobrança no pedido?

Depois de adicionar a cobrança no pedido, basta clicar em Gerar NF-e.

->Nota Fiscal de Venda

Após completar todas as informações do pedido de venda, é hora de gerar a nota fiscal. Repare que na listagem do pedido, para cada pedido com status em digitação existe um botão chamado . Ao clicar nesse botão, o sistema irá gerar uma nota fiscal. Não se preocupe, a nota fiscal ainda não será transmitida, trata-se apenas de uma prévia. Após gerar a nota fiscal, você poderá visualizá-la acessando o menu Operações -> Nota Fiscal, ou simplesmente clicando no número da nota fiscal apresentada no pedido de venda.

Importante! A nota fiscal será gerada sempre em numeração sequencial. Ou seja, se a ultima nota do sistema é a número 99, a próxima será a número 100. Caso seja sua primeira no sistema, mas você já possui um sequencial em outro sistema, você poderá reabrir a nota fiscal e alterar a numeração da mesma para seu próximo número sequencial. A partir daí o sistema irá respeitar a sequencia correta.

Antes de transmitir a nota fiscal, verifique a prévia do DANFE. Confira se os valores dos produtos e impostos estão corretos, bem como os códigos de CFOP e tributos. Caso as informações estejam corretas, basta transmitir a nota fiscal.

->Corrigindo informações da nota:

A nota fiscal será gerada com status finalizada. Repare que o sistema preencheu automaticamente, informações como CFOPs, alíquotas e CSTs de impostos. Entretanto, nossa sistema permite parametrizar NCMs, Clientes e Notas Fiscais para que as notas sejam geradas da forma que desejar. Caso a necessidade seja somente alterar informações de "capa" da nota fiscal, como número da nota, natureza da operação ou mesmo informações complementares, o procedimento correto é, na nota fiscal, seleciona a opção Reabrir no menu de contexto, para que a nota fiscal fique com status Em Digitação e, em seguida, selecione a opção Alterar.

Importante! As correções acima fazem sentido somente quando se deseja alterar somente a nota fiscal, mantendo o pedido sem alterações. Caso sua intenção seja alterar informações no pedido de venda, o procedimento correto será reabrir o pedido, e não a nota fiscal. Ao reabrir o pedido, a prévia da nota fiscal será automaticamente excluída. Dessa forma, basta efetuar as alterações necessárias e gerar a nota fiscal novamente.

Após a conferência do DANFE basta transmitir a nota fiscal. A nota fiscal deverá ficar com status Aceita. Após isso, os produtos sairão definitivamente do estoque a os registros no contas a receber serão criados de acordo com as informações de cobrança.

Encontrou sua resposta?