1. O que são as Notificações de Processos;
2. Como definir os canais de notificação;
3. Como configurar avisos de atraso;
4. Como escolher os campos e as etapas monitoradas, e configurar avisos de mudança de etapa;
5. Como notificar clientes, agentes de carga e despachantes.

As Notificações de Processos ajudam você a acompanhar o andamento dos seus processos sem precisar checar o sistema o tempo todo. Com elas, você é avisado sobre atualizações, atrasos e mudanças de etapa por diferentes canais (WhatsApp, e-mail e o próprio sistema) e pode escolher exatamente quais informações deseja monitorar. Também é possível estender esses avisos aos terceiros envolvidos no processo — cliente, agente de carga e despachante —, que passam a receber comunicados automáticos por e-mail. Neste artigo, você vai entender o que são essas notificações, como configurar os canais de aviso, como definir os campos e etapas que deseja acompanhar, como ser alertado sobre atrasos e mudanças de etapa, e como avisar os terceiros.

As Notificações de Processos são avisos automáticos que informam você sobre atualizações e atrasos nos seus processos. Você pode receber esses avisos por WhatsApp, por e-mail, pelo próprio sistema ou por uma combinação desses canais, de acordo com a sua preferência. A proposta é que você fique por dentro do que acontece sem precisar acessar o sistema a todo momento para verificar. A ferramenta fica disponível no menu Comex > Controle de Processos > Notificações.

As configurações dos tópicos 2, 3 e 4 são feitas por usuário, ou seja, cada pessoa da equipe pode definir exatamente quais notificações deseja receber. Já os avisos enviados a clientes, agentes de carga e despachantes têm configuração própria, na aba Notificações a terceiros, apresentada no tópico 5.

Primeiro, você deve escolher por quais canais quer ser avisado sobre as atualizações de cada tipo: Monitoramento aduaneiro, Atrasos e Campos do processo. No caso do Monitoramento aduaneiro, esta tela permite apenas definir os canais de notificação, então para entender como o recurso funciona, consulte o artigo Monitoramento aduaneiro: como utilizar?.

É possível ativar um único canal ou combinar mais de um (por exemplo, receber ao mesmo tempo por WhatsApp e por e-mail). Para receber avisos pelo WhatsApp, é necessário vincular e confirmar o seu número. Por padrão, caso você já tenha inserido seu número no cadastro do seu usuário, o sistema irá apresentá-lo como uma opção na tela, para que você dê sequência à verificação. Mas, se desejar alterar o número, fique à vontade.

1. Acesse o menu Comex > Controle de Processos > Notificações;
2. Selecione os canais pelos quais deseja receber os avisos (WhatsApp, e-mail e/ou sistema);
3. Para receber por WhatsApp, informe o número que será vinculado à sua conta;
4. Digite o código de verificação enviado para esse número para confirmar o vínculo.

O código de verificação tem validade de 10 minutos. Você pode alterar o número de WhatsApp vinculado sempre que precisar.

Você pode ser avisado sobre atrasos nos processos, referentes a Embarque previsto (ETD), Chegada prevista (ETA) e Free time prestes a expirar. Nessa configuração, você define se quer ser alertado apenas no vencimento ou também com antecedência (por exemplo, 5 dias antes do prazo).

1. Acesse o menu Comex > Controle de Processos > Notificações e localize as configurações de avisos de atraso;
2. Escolha se deseja ser avisado somente no vencimento ou também com antecedência;
3. Se optar por antecedência, informe com quantos dias de antecedência quer receber o aviso.

Os avisos de atraso são enviados sempre por volta das 6h da manhã.

Além dos atrasos, você pode configurar dois tipos de aviso ligados às etapas do processo: um para quando um campo específico é preenchido ou atualizado, e outro para quando o processo simplesmente muda de etapa, independentemente de qual campo foi alterado.

Campos do processo:

Você pode escolher receber notificações quando alguma informação do processo é incluída ou atualizada, e em quais etapas isso deve acontecer. Por padrão, o sistema já vem com quatro campos ativados, com aviso a cada atualização e em todas as etapas do processo. Você pode ajustar essa configuração conforme a sua necessidade.

1. Acesse o menu Comex > Controle de Processos > Notificações e localize as configurações de campos do processo;
2. Mantenha ativados os campos que deseja monitorar e adicione mais, se quiser;
3. Defina quando quer ser avisado (no primeiro preenchimento do campo ou a cada atualização);
4. Se preferir, limite as notificações a etapas específicas, para ser avisado somente quando o processo estiver na etapa definida.

Mudança de etapa:

Diferente da notificação por campos, a seção Mudança de etapa avisa você sempre que o processo entra em uma etapa específica, independentemente de qual campo foi atualizado.

1. Acesse o menu Comex > Controle de Processos > Notificações, aba Minhas notificações;
2. Localize a seção Mudança de etapa;
3. Selecione os canais pelos quais deseja ser avisado (E-mail, Notificações do sistema e/ou WhatsApp);
4. Marque em quais etapas do processo você quer receber o aviso.

[Comentário: inserir captura de tela da seção "Mudança de etapa" em Minhas notificações]

Além dos seus próprios avisos, os terceiros envolvidos no processo também podem ser informados automaticamente por e-mail. Cliente, agente de carga e despachante podem receber comunicados sobre eventos do monitoramento aduaneiro, atrasos em prazos, alterações em campos do processo e mudanças de etapa. A configuração acontece em dois momentos: primeiro você define o que cada papel recebe e, depois, em cada processo, informa qual e-mail receberá os avisos. Assim, todos os envolvidos ficam informados em tempo hábil, sem que você precise enviar e-mails manuais a cada atualização.

Etapa 1 — Definir o que cada papel recebe:

1. Acesse o menu Comex > Controle de Processos e clique no botão Notificações;
2. Abra a aba Notificações a terceiros;
3. Selecione o papel desejado: Cliente, Agente de carga ou Despachante;
4. Ative o canal E-mail nas seções que quiser acompanhar: Monitoramento aduaneiro, Atrasos, Campos do processo e Mudança de etapa;
5. Na seção Mudança de etapa, marque em quais etapas o papel selecionado deve ser avisado.

As regras funcionam do mesmo jeito das suas notificações e são independentes por papel — o que você configura para um papel não altera os demais.

Etapa 2 — Definir qual e-mail recebe em cada processo:

1. Acesse o menu Comex > Controle de Processos e abra o processo desejado;
2. Vá até a aba Notificações;
3. Ative o botão do papel que deve ser avisado;
4. Cadastre ou selecione o e-mail que receberá os avisos daquele processo.

A partir daí, sempre que ocorrer um evento do monitoramento, um atraso, uma alteração em um campo monitorado ou uma mudança de etapa, o e-mail configurado recebe o aviso automaticamente.

Permissão necessária: o gerenciamento dessas configurações depende da permissão Pode gerenciar notificações a terceiros, disponível em Comex > Extras nas permissões do usuário. Sem essa permissão, as telas de notificações a terceiros ficam disponíveis apenas para visualização.

Se tiver dúvidas, fale com a Mai pelo chat no sistema ou pelo número de WhatsApp (21) 2224-5777.