O sistema faz uma busca antes da entrada da NF-e e trabalha de duas formas: Alimentando o estoque caso o produto já seja cadastrado, ou cadastrando o produto caso ele não apareça nos resultados da busca.

Com isso, é possível importar a Nota Fiscal de seu fornecedor e atualizar o estoque do produto já existente ou cadastrar os produtos no sistema automaticamente.

CADASTRANDO PRODUTOS NOVOS

Para inserir novos produtos no seu estoque através de uma nota de fornecedor, siga os passos abaixo:

1 - Acesse o menu Operações > NF-e de Terceiros;

2 - Selecione a opção Importar NF-e;

3 - Clique no botão Buscar XML, selecione o arquivo XML no seu computador (NF-e enviada pelo seu fornecedor) e clique no botão Importar.

Opções de importação:

  • Esta nota deverá movimentar estoque - Marcando essa opção, ao clicar em salvar, você será direcionada para uma página onde os produtos serão incorporados ao estoque.
  • Vincular conta a pagar - O sistema vai criar uma conta a pagar para a nf-e importada. Caso haja um plano de contas vinculado à conta a pagar, basta escolher na opção abaixo. Não conhece a funcionalidade de plano de contas? Clique aqui e saiba como configurar.

4 - Confira a lista de produtos que foram comprados e clique em Salvar. Pronto, os produtos da nota do seu fornecedor já estão no seu estoque. ;D

Após a entrada da NF-e de terceiros, é necessário fazer a incorporação dos produtos ao estoque (que seria o mesmo que lançar as quantidades).

VISUALIZANDO OS PRODUTOS EM ESTOQUE

Para verificar se tudo está correto no estoque, vá agora ao menu Estoque > Produtos em estoque. Para visualizar somente os produtos importados desta nota, selecione a nota desejada no filtro "Nf-e de Terceiros". Você também pode pesquisar pelo período de entrada da nota ou pelo fornecedor.

-> E se eu não quiser cadastrar novos produtos?

Caso o cadastro do produto já exista no estoque, você pode vincular esta NF-e de compra ao produto existente. O sistema não vai cadastrar um novo produto, mas somente agregar a quantidade que entra pela nota fiscal à quantidade existente no estoque. Para isso, os produtos da nota do seu fornecedor precisam ter o mesmo código, a mesma unidade de medida e o mesmo NCM do seu produto em estoque.

Ok! Mas o meu fornecedor não usa o mesmo código que eu. E agora?

Como os campos são editáveis, basta alterar as informações direto na tela de incorporar ao estoque, após importar o xml da nota. Ao fazer as alterações, o sistema mostrará as listas de produtos que correspondem às informações mencionadas. Então, basta selecionar o produto que terá o estoque alimentado.

Esse processo de vincular a entrada ao produto já existente no estoque é de suma importância para que não haja a duplicidade do seu produto, para que não some unidades de medida distintas e para que haja um controle efetivo das movimentações de entrada/saída do produto.

Mas eu quero cadastrar o código do meu fornecedor, como faço?

Há também a possibilidade de cadastrar no seu produto em estoque, após a primeira entrada, os fornecedores e o "código do fornecedor" que geralmente você consegue obter na sua Nf-e de compra. Assim, quando houver entrada desse fornecedor, o sistema já vai identificar o produto e agregará apenas a quantidade inserida.

Você consegue adicionar essa informação através do menu Estoque > Produtos em estoque. Selecione o produto que deseja, clique na Seta ao lado de Visualizar > Alterar > Aba Fornecedores. Basta selecionar o Fornecedor e inserir o código da nota de compra.

-> NÃO SE ESQUEÇA!

Para o sistema incorporar um produto da nf-e do seu fornecedor ao produto existente no estoque é preciso que, no momento da entrada da nota ao estoque, ele tenha o mesmo código do produto em estoque, o mesmo ncm e a mesma unidade de medida.

A grande novidade é que se você não souber as informações do seu produto, ou como ele foi cadastrado no estoque, você consegue localizar o mesmo pela sua descrição.Isso ajuda bastante a encontrar o produto no estoque quando você não sabe o código, por exemplo. Para isso, basta clicar no desenho de lupa que aparece no final de cada produto e digitar uma parte de sua descrição.

Ah, você usa o certificado A1? Dá uma olhadinha nesse artigo sobre a funcionalidade "Monitoramento de Notas" ;D

Encontrou sua resposta?