O que você vai aprender neste artigo?
Como cadastrar um recebimento no sistema;
Como realizar alterações em um ou mais recebimentos;
Como consultar o seu recebimento;
O que são os status da tela de Recebimentos.
A tela de Recebimentos centraliza toda a gestão de cobranças a receber da sua empresa. Por ela, você consegue acompanhar o status de cada cobrança, realizar baixas, fazer alterações em lote e exportar relatórios para Excel. O módulo é acessado pelo menu Financeiro > Recebimentos e exibe tanto cobranças geradas automaticamente a partir de pedidos de venda quanto lançamentos feitos manualmente. Para que um recebimento apareça nessa tela, o cliente deve estar cadastrado em Negócios > Empresas e Pessoas — ou você pode cadastrá-lo diretamente pela aba de Recebimentos, como veremos a seguir.
Como cadastrar um recebimento no sistema
Existem duas formas de cadastrar um recebimento: pelo pedido de venda ou de forma manual. Veja como funciona cada uma delas.
Pelo pedido de venda
Ao cadastrar um pedido de venda, você pode incluir um ou mais recebimentos diretamente nele. Para isso, siga os passos abaixo:
1. Acesse o menu Negócios > Pedidos de venda;
2. Clique na seta ao lado do pedido desejado e selecione Alterar;
3. Vá até a aba Cobranças e preencha as informações do recebimento;
4. Clique em Salvar para registrar as informações.
A cobrança cadastrada no pedido só aparecerá na tela de Recebimentos depois que a nota fiscal for transmitida e aceita pela Receita Federal. Para localizá-la após a transmissão:
1. Acesse o menu Financeiro > Recebimentos;
2. Filtre pela NF-e ou pelo cliente para localizar a cobrança.
Cadastro manual
Para cadastrar um recebimento manualmente, siga os passos abaixo:
1. Acesse o menu Financeiro > Recebimentos;
2. Clique em Adicionar Recebimento;
3. Preencha as informações e clique em Salvar.
As informações são organizadas em blocos, permitindo que você abra apenas os campos necessários para tornar o cadastro mais ágil.
Você também pode cadastrar o cliente diretamente pela aba de Recebimentos — ele não precisa estar previamente cadastrado no menu Negócios > Empresas e Pessoas.
Como realizar alterações em um ou mais recebimentos
Para alterar as informações de um recebimento, o caminho varia de acordo com o status da conta:
Em contas pagas: a opção Alterar aparecerá como ação principal na linha do recebimento;
Em contas não pagas: a opção Alterar estará disponível na seta ao lado do botão Dar baixa.
Você também pode realizar alterações em lote. Para isso, siga os passos abaixo:
1. Selecione os recebimentos que deseja alterar;
2. Clique em Ações em Massa e escolha a opção Alterar selecionados.
Uma janela será aberta para que você realize as alterações. É possível alterar a conta corrente, o plano de contas, a forma de pagamento e adicionar tags em todos os recebimentos selecionados de uma vez.
Como consultar o seu recebimento
Para localizar um recebimento específico, utilize os filtros disponíveis na tela. É possível buscar por cliente, NF-e ou qualquer outra informação relevante. Atenção: os filtros de data referem-se ao vencimento das faturas, e não à data de emissão da NF-e. Além disso, o filtro permite visualizar cobranças excluídas e gerar um relatório em Excel com os resultados da pesquisa. Para isso, siga os passos abaixo:
1. Acesse o menu Financeiro > Recebimentos;
2. Utilize os filtros para localizar as cobranças desejadas. Para exibir cobranças excluídas, marque a opção Exibir cobranças excluídas e aplique o filtro;
3. Para gerar um relatório em Excel, clique no ícone de exportação localizado à direita da barra de informações, conforme indicado na imagem abaixo;
4. O arquivo será gerado e ficará disponível para download. Role a tela para cima para encontrar a opção de baixar o arquivo.
O que são os status da tela de Recebimentos
A tela de Recebimentos utiliza cores para indicar o status de cada cobrança de forma visual. Veja o que cada cor representa:
Laranja: cobrança a uma semana de vencer;
Azul: cobrança baixada sem recebimento;
Vermelho: cobrança vencida;
Verde: cobrança paga.
Para liquidar um recebimento sem uso de arquivo de retorno, siga os passos abaixo:
1. Acesse o menu Financeiro > Recebimentos;
2. Localize o recebimento e clique em Dar baixa;
3. Confira ou preencha as informações dos valores recebidos e clique em Baixar.
A opção Pagamento Parcial permite informar o valor efetivamente pago. O sistema irá gerar automaticamente uma nova cobrança com o valor restante do pagamento.
A opção Baixa sem recebimento permite encerrar a cobrança sem registrar nenhum valor recebido. Nesse caso, o lançamento não alimenta o financeiro.
Sobre as datas de pagamento: a data de pagamento é o dia em que o cliente realizou o pagamento, enquanto a data de crédito é o dia em que o valor foi creditado na sua conta bancária. Em pagamentos por boleto, por exemplo, o crédito costuma ocorrer alguns dias após o pagamento. Se o crédito for efetuado no mesmo dia, informe a mesma data nos dois campos.
Importante: a data considerada nos recebimentos para o relatório de Fluxo de Caixa é a data de crédito em conta.
Você também pode gerar um comprovante de recebimento para enviar ao seu cliente. Para isso, acesse a tela de Recebimentos, clique na seta ao lado de Alterar e selecione Imprimir comprovante.
Se tiver dúvidas, fale com a Mai pelo chat no sistema ou pelo número de WhatsApp (21) 2224-5777.