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Inutilização de número de NF-e e NFC-e: o que é e como fazer?

Neste artigo, você vai entender em quais situações é necessário inutilizar uma faixa de numeração de NF-e/NFC-e e como realizar esse procedimento dentro do sistema Mainô.

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Escrito por Suporte da Mainô
Atualizado essa semana

O que você vai aprender neste artigo?

  • O que é a inutilização de número de NF-e e NFC-e

  • Qual o limite de números que podem ser inutilizados de uma só vez

  • Qual é o prazo para solicitar a inutilização junto à SEFAZ

  • Em quais condições a inutilização é permitida

  • Como cadastrar e transmitir uma inutilização de numeração no Mainô

  • Como acompanhar o status da inutilização e consultar no portal da NF-e

1. O que é a inutilização de número de NF-e/NFC-e?

Durante a emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e) ou notas fiscais de consumidor eletrônicas (NFC-e), pode ocorrer uma quebra na sequência numérica dos documentos.

Exemplo prático:

  • Você emite a NF-e nº 100;

  • Por algum motivo técnico, não emite as notas de nº 101 a 109;

  • Em seguida, emite a NF-e nº 110.

Nesse cenário, existe uma “lacuna” de numeração (101 a 109) que não foi utilizada. Para comunicar formalmente essa quebra de sequência à SEFAZ, o emissor deve solicitar a inutilização da numeração, ou seja, informar que aqueles números não serão mais usados para nenhuma NF-e/NFC-e.


2. Regras e prazos para inutilização

2.1. Limite de números na mesma faixa

Ao solicitar a inutilização, é possível informar uma faixa de numeração (número inicial e número final).
No entanto, existe um limite máximo: se a faixa ultrapassar 10.000 números, a SEFAZ retorna a rejeição:

“201 - Número máximo de numeração a inutilizar ultrapassou o limite.”

Por isso, sempre confira se o intervalo de numeração não excede esse limite antes de transmitir o pedido de inutilização.

2.2. Prazo para inutilizar a numeração

A inutilização da faixa de numeração deve ser feita até o 10º dia do mês seguinte ao mês em que ocorreu a quebra da sequência.

Exemplo:

  • A quebra de numeração ocorreu em janeiro;

O emissor tem até o dia 10 de fevereiro para comunicar a SEFAZ e inutilizar a faixa correspondente.


2.3. Quando a inutilização é permitida

A inutilização só é permitida se a numeração informada nunca foi utilizada em nenhuma NF-e/NFC-e, seja:

  • Autorizada

  • Cancelada

  • Se qualquer número da faixa já tiver sido utilizado em uma dessas situações, ele não poderá ser incluído no pedido de inutilização.

3. Como fazer a inutilização de NF-e/NFC-e no Mainô

3.1. Acessando a tela de Inutilização

Para iniciar o processo de inutilização de numeração no Mainô, siga o caminho:

  1. Acesse o menu Fiscal;

  2. Clique em Inutilização de NF-es e NFC-es;

  3. Em seguida, clique no botão “Cadastrar” para criar uma nova inutilização.

3.2. Cadastrando uma nova inutilização

Na tela de Cadastro da nova inutilização, preencha os dados solicitados:

  1. Série da nota – informe a série à qual pertence a faixa de numeração que será inutilizada;

  2. Número inicial – informe o primeiro número da faixa a ser inutilizada;

  3. Número final – informe o último número da faixa a ser inutilizada;

    • Se for inutilizar apenas um número, repita o mesmo número nos campos Inicial e Final;

  4. Modelo da nota – selecione se a inutilização é de NF-e ou NFC-e;

  5. Justificativa – descreva, de forma clara e objetiva, o motivo da inutilização (por exemplo: “quebra de sequência por falha técnica na emissão”).

Após preencher todas as informações, clique em Salvar.

Se tudo estiver correto, o sistema exibirá no canto superior direito a mensagem semelhante a:

“Inutilização criada com sucesso. Aguardando transmissão.”

Nesse momento, a inutilização já está cadastrada, mas ainda precisa ser transmitida para a SEFAZ.

3.3. Transmitindo a inutilização para a SEFAZ

Para concluir o processo:

  1. Volte para a tela principal de Inutilização de NF-es e NFC-es;

  2. Localize o registro que acabou de cadastrar;

  3. Clique em Transmitir.

Após a transmissão, o sistema atualizará o status da inutilização, conforme o retorno da SEFAZ.


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3.4. Acompanhando o status da inutilização

Depois de transmitida, a inutilização poderá apresentar, entre outros, os seguintes status:

  • Faixa inutilizada – significa que a inutilização foi homologada com sucesso pela SEFAZ;

  • Transmissão rejeitada – indica que houve alguma inconsistência nas informações enviadas.

No caso de rejeição, basta posicionar o mouse sobre o status para visualizar o motivo da rejeição e ajustar os dados necessários antes de tentar novamente a transmissão.

Após a homologação da inutilização, você pode verificar no site da receita se a faixa foi realmente inutilizada clicando aqui.
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3.5. Intervalo de inutilizações possíveis

Na tela de inutilização, além das inutilizações cadastradas manualmente, o Mainô também identifica automaticamente as faixas de numeração que não foram usadas.

Essas faixas aparecem na listagem “Intervalo de inutilizações possíveis”. Quando isso acontece, você pode:

  1. Verificar a faixa sugerida;

  2. Clicar em Transmitir para que o sistema envie a inutilização diretamente para a SEFAZ, sem precisar cadastrar tudo manualmente.
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    5. Conclusão

    Agora você já sabe:

    • O que é a inutilização de numeração de NF-e e NFC-e;

    • Quais são as regras de limite de números e prazos;

    • Em quais situações a inutilização é permitida;

    • Como cadastrar, transmitir e acompanhar uma inutilização diretamente pelo Mainô;

    • Como confirmar a inutilização no portal da NF-e.
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🎥 VÍDEO: Inutilização de NF-e e NFC-e

Saiba como inutilizar uma numeração de nota com esse passo a passo em vídeo.


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