É muito importante que esse processo seja realizado para você poder manter centralizadas todas as NF-es emitidas pela sua empresa no seu sistema de gestão Mainô.
Mas fique atento, só é possível importar as NF-es por meio do arquivo XML das mesmas. Não será possível realizar a importação por PDF, Excel ou imagem. Caso deseje importar vários XMLs ao mesmo tempo, compacte-os em um arquivo ZIP.
Para que as notas canceladas subam para o sistema, é preciso ter o protocolo de cancelamento das mesmas. Esse protocolo deve estar junto ao XML da NF-e emitida.
Agora vamos ao passo a passo! :)
1) Acesse o menu Usuário > Importação de NF-e:
2) Você será redirecionado para essa tela, onde buscará o arquivo desejado no seu computador:
É importante observar que nessa tela existe a possibilidade de cadastrar os Produtos, Movimentações (Registros de entradas e saídas dos produtos), Pagamentos e Recebimentos. Tudo por meio das informações contidas nos XMLs das notas fiscais.
3) Cadastrar produtos
Ao marcar como "Sim" a opção Cadastrar produtos, o sistema irá conferir se já existe algum produto com o mesmo Código, Unidade de medida e NCM no estoque. Caso exista, esse produto será ignorado na importação. Caso não exista, cadastraremos um novo produto com os seguintes dados:
Código do Produto.
Descrição do Produto.
Unidade de Medida.
Preço Unitário de Entrada (será levada em consideração o preço da nota mais antiga).
Classificação Fiscal - NCM.
Origem o CST (será levada em consideração o CST da nota mais antiga).
Alíquota de IPI (será levada em consideração a alíquota da nota mais antiga).
É importante ressaltar que nesse caso será gerado um cadastro de produto sem vínculo com nenhuma das notas fiscais importadas.
4) Cadastrar movimentações
Ao marcar como "Sim" a opção Cadastrar movimentações, o sistema irá encontrar o produto com o mesmo Código, Unidade de medida e NCM no estoque, e irá registrar nele as entradas e saídas dos produtos conforme cada nota importada:
Quantidade: se a nota for de saída, o sistema subtrairá da quantidade total do produto a quantidade informada na NF-e. Se a nota for de entrada, o sistema somará à quantidade total do produto a quantidade informada na NF-e.
Preço Unitário de Entrada: o sistema irá calcular uma média com base nos preços de cada nota de entrada.
Para a entrega do Bloco K do SPED fiscal é essencial que essa opção seja marcada, pois sem ela nós não teremos nenhuma informação para levar para o SPED.
Se você precisa gerar Relatório de Adjudicação/Restituição do ICMS ST também é essencial que essa opção seja marcada, pois sem ela nós não teremos nenhuma informação para levar para o relatório.
É preciso se atentar que o sistema usa o código para vincular as movimentações ao produto. Então caso trabalhe com mais de um fornecedor para o mesmo produto, é essencial que siga exatamente esse procedimento específico de cadastro:
1 - Importe somente as notas de saída de mercadoria, com apenas a opção "Cadastrar produtos" marcada.
2 - Baixe uma planilha do sistema com os códigos e descrições usados para venda do produto.
3 - Baixe a planilha exemplo de produtos em Usuário > Atualizar ou Cadastrar produtos > Planilha exemplo.
4 - Copie para essa planilha, na aba Fornecedores, o código do produto usado nas suas vendas (que retirou na planilha anterior), o nome do seu fornecedor e o código do produto usado pelo seu fornecedor nas vendas dele para você. Em caso de vários fornecedores, basta repetir o seu código para cada um dos fornecedores e preencher as informações dos mesmos.
5 - Importe essa planilha para o sistema para registrar essas informações.
6 - Importe todas as suas notas de entrada e saída com a opção "Cadastrar movimentações" marcada.
Pode parecer trabalhoso, mas é a melhor forma de manter seu organizado, se precavendo para fiscalizações e obrigações acessórias com o governo futuramente.
Lembrando que você também pode cadastrar ou atualizar informações dos seus produtos por planilha, basta clicar aqui para saber mais.
5) Cadastrar pagamentos/recebimentos
Ao marcar como "Sim" a opção Cadastrar pagamentos e/ou Cadastrar recebimentos, o sistema irá criar um lançamento no menu financeiro com as seguintes informações:
Pagamentos
Número da NF-e.
Descrição.
Fornecedor.
Número do documento.
Forma de pagamento.
Conta bancária.
Plano de contas gerencial.*
Centro de custo.
Tipo de custo.
Data de competência.
Data de vencimento.
Valor.
*O Plano de contas é a única opção que você precisa selecionar o tipo na hora de importar, o restante vem automaticamente da NF-e.
É importante ressaltar que os lançamentos serão feitos todos com status de "Sem pagamento", pois no XML da nota não existem informações sobre as liquidações desses lançamentos.
6) Quando não tiver informação no XML gerar conta para 30 dias
Ao marcar como "Sim" a opção "Quando não tiver informação no XML, gerar conta para 30 dias", o sistema irá verificar se existem informações de cobrança no XML da NF-e, e caso não tenha, ele criará um lançamento no menu financeiro com data de vencimento para 30 dias a partir da data da emissão da NF-e. Esses lançamentos também ficarão todos com status "Sem pagamento".
É importante informar também que quando as notas são importadas para o sistema Mainô, independentemente do que for marcado, serão automaticamente cadastrados os clientes, fornecedores e transportadoras, para que assim você ganhe agilidade e não precise cadastrá-los manualmente.
Puxamos para o cadastro do sistema todas as informações que constam nos XMLs. São elas:
Razão Social.
Documento (CNPJ/CPF).
Indicador de IE (Contribuinte de ICMS, Contribuinte Isento, Não Contribuinte).
IE - Inscrição estadual (se houver).
Tipo de Pessoa (Física, Jurídica, Estrangeiro).
Endereço (Rua, Número, Bairro, Município, UF e País).
Tipo de Empresa ou Pessoa (Cliente, Fornecedor, Fabricante, Transportadora).
Observação: esse artigo é bem detalhado para ensinar cada passo do processo para que qualquer cliente Mainô consiga usar essa funcionalidade. Mas caso sua empresa esteja em processo de implantação, lembre-se de se manter alinhado com seu gerente de implantação durante todo esse processo.