1. Como abrir a tela de movimentação da nota;
2. Como o sistema sugere o produto de cada item;
3. Como escolher o produto certo quando há vários com o mesmo código;
4. Como funciona o agrupamento automático de produtos;
5. Como criar um produto novo pela própria nota;
6. Como corrigir um item vinculado ao produto errado;
7. O que fazer quando aparece o erro de quantidade armazenada insuficiente.

Ao dar entrada em uma NF-e de fornecedor, cada item da nota precisa ser vinculado a um produto do seu estoque. O Mainô sugere o produto automaticamente, mas, quando existem vários produtos com o mesmo código, é preciso escolher o certo para que a quantidade e o custo entrem no produto correto. Neste artigo, você vai ver como o sistema faz a sugestão, como escolher entre produtos parecidos, como criar um produto novo pela nota e como corrigir um vínculo errado.

Para movimentar uma NF-e de terceiros para o estoque, siga os passos abaixo:

1. Acesse o menu Fiscal > Notas Fiscais e vá na aba NF-e de Terceiros;

2. Na linha da nota, clique na seta ao lado do botão DANFE;

3. Selecione Movimentar Estoque;

4. Na coluna Produto, escolha o produto de cada item;

5. Confira o campo Motivo da movimentação de cada item. Ele define como a entrada afeta o estoque e o custo do produto, por isso escolha o motivo que corresponde à operação da nota. Para entender cada motivo, acesse o artigo Como funcionam os motivos de movimentação no estoque?;

6. Clique em Salvar.

No topo da tela, informe a Data de entrada, que é obrigatória. Ali também é possível definir a Origem e o Motivo da movimentação de todos os itens de uma vez, o que agiliza a entrada de notas com muitos itens.

A opção Movimentar Estoque aparece apenas enquanto a nota ainda não entrou no estoque e para usuários com permissão para alterar notas.

Também é possível chegar à mesma tela ao importar o XML da nota: na aba NF-e de Terceiros, marque a opção Esta Nota deverá movimentar estoque? e clique em Importar. O sistema abre a tela de movimentação em seguida.

O sistema sugere um produto para cada item que ainda não tem produto vinculado. Para aparecer como sugestão, o produto precisa ter a mesma unidade de medida do item e atender a pelo menos uma destas condições:

• O código do produto é igual ao código do item. Se a sua empresa ativou a remoção de zeros à esquerda, a versão sem os zeros também vale;
• O código de barras (GTIN ou EAN) do produto é igual ao do item. Itens com "SEM GTIN" não entram nessa comparação;
• O produto já tem, para o mesmo fornecedor da nota, um código do fornecedor igual ao código do item.

A descrição e o NCM não são usados na sugestão. A comparação dos códigos diferencia letras maiúsculas de minúsculas, e produtos inativos não são sugeridos.

O sistema aprende com as suas escolhas: ao movimentar a nota, o Mainô grava no produto escolhido o fornecedor e o código usado na nota. Assim, nas próximas notas desse fornecedor, o mesmo produto é sugerido. Esse vínculo aparece no cadastro do produto, na aba Fornecedores, no campo Código do Fornecedor. Se o fornecedor já estava ligado ao produto com outro código, o código não é atualizado.

Quando mais de um produto do estoque atende às regras do tópico 2, a tela mostra alguns sinais:

• O bloco do item fica com borda pontilhada;
• Acima do item aparece o aviso Existe um produto no estoque com esse código;
• A coluna Produto mostra a opção N produto(s) encontrado(s)..., seguida de cada produto possível.

Cada produto da lista aparece com o código, a descrição, a quantidade em estoque e a quantidade armazenada. Use essas informações para identificar o produto certo e selecione-o na lista.

Se o produto certo não estiver na lista, clique no ícone de lupa ao lado do campo e busque pelo código ou pela descrição. A busca mostra apenas produtos com a mesma unidade de medida do item, inclusive os que estão com estoque zerado. Se o NCM do produto escolhido for diferente do NCM do item, o sistema pergunta se você quer alterá-lo.

Se os produtos com o mesmo código forem, na verdade, o mesmo produto cadastrado em duplicidade, vale juntá-los para evitar a dúvida nas próximas notas. Veja como no artigo Como agrupar produtos no estoque?.

A configuração de agrupamento automático define se o sistema já deixa um produto selecionado em cada item. Para ligar ou desligar, siga os passos abaixo:

1. Acesse o menu Usuário > Configurações e vá na aba Estoque;

2. Ligue ou desligue a opção Agrupa os produtos da NF-e de terceiros, da DI e da DUIMP com produtos em estoque automaticamente;

3. Clique em Salvar.

• Ligada: cada item sem vínculo que tem pelo menos um produto sugerido já vem com o primeiro produto da lista selecionado, e a descrição do item é trocada pela do produto. Quando há mais de um produto possível, o primeiro não é necessariamente o certo. Por isso, confira item por item antes de salvar;
• Desligada: nenhum produto vem selecionado, e a tela mostra um aviso de que a associação automática está desativada. Nesse caso, escolha o produto de cada item. Se salvar sem escolher, o item entra no estoque como um produto novo.

A mesma configuração vale para a entrada de DI e de DUIMP. Ela não tem relação com a opção Agrupar produtos do estoque, que junta produtos duplicados em um só.

Se nenhum produto do estoque corresponder ao item, você pode criar o produto direto na tela de movimentação. Na coluna Produto, deixe selecionada a primeira opção, que aparece como Novo produto ou como N produto(s) encontrado(s).... Os campos Código, NCM, Descrição, Unidade de medida e Origem do item ficam editáveis. Ao salvar, o sistema cria o produto e dá a entrada no estoque.

Atenção: o sistema não exige código único. Se criar um produto novo com o mesmo código de um produto existente, você terá mais um produto com esse código. Para diferenciar, altere o código antes de salvar. Itens de retorno de armazenagem não podem virar produto novo e precisam ser vinculados a um produto existente.

Não é possível trocar o produto de um único item depois que a nota já entrou no estoque. Para corrigir, é preciso desfazer a entrada da nota e movimentá-la de novo:

1. Acesse o menu Fiscal > Notas Fiscais e vá na aba NF-e de Terceiros;
2. Na linha da nota, clique na seta ao lado do botão DANFE;

3. Selecione Retirar do Estoque e confirme;

4. Clique novamente na seta ao lado de DANFE e selecione Movimentar Estoque;

5. Escolha o produto certo em cada item e clique em Salvar.

Ao retirar do estoque, o sistema desfaz as movimentações da nota, recalcula o estoque e volta os itens para o estado original, sem produto vinculado. O produto que foi criado pela própria nota e só tinha essa movimentação é excluído.

A retirada não é permitida quando algum produto ficaria com saldo disponível negativo, por exemplo, porque parte da quantidade já foi vendida. Nesse caso, aparece a mensagem O produto X não tem quantidade suficiente em estoque para ser retirado. Também não é permitida quando um produto criado pela nota já está ligado a outros registros.

Importante: a retirada não apaga o código do fornecedor que ficou gravado no produto errado. Para que ele não volte a ser sugerido nas próximas notas desse fornecedor, abra o cadastro do produto errado, vá na aba Fornecedores, clique em remover na linha do fornecedor e salve.

Ao salvar a movimentação, pode aparecer a mensagem Produto X não possui quantidade armazenada suficiente. Ela acontece apenas em itens de retorno de armazenagem, quando a quantidade da nota é maior do que a quantidade armazenada do produto escolhido. Para resolver, confira:

• Se o item foi vinculado ao produto que de fato foi enviado ao armazém. A quantidade armazenada de cada produto aparece na lista da coluna Produto;
• Se a remessa para o armazém foi registrada nesse mesmo produto.

Se a sua empresa habilitou essa opção nas configurações fiscais, a tela também mostra Permitir entrar como novo produto mesmo sendo retorno de armazenagem, que dispensa essa conferência.

Se tiver dúvidas, fale com a Mai pelo chat no sistema ou pelo número de WhatsApp (21) 2224-5777.

Este conteúdo foi produzido com apoio de inteligência artificial e está sujeito a revisão humana.