1. Para que serve a função Representante;
2. Configuração inicial para habilitar os representantes;
3. Como configurar o tipo de comissão;
4. Como criar o usuário do representante;
5. Como definir os acessos e as permissões do representante.

Se a sua empresa trabalha com representantes de vendas, é possível cadastrá-los como usuários e acompanhar o desempenho de cada um dentro do sistema. Com esse cadastro, você controla as comissões, define exatamente o que cada representante pode visualizar e alterar e mantém a organização financeira e comercial do negócio. O processo tem duas etapas: primeiro você habilita a funcionalidade e define o tipo de comissão nas configurações da empresa, depois cria o usuário de cada representante com as permissões adequadas. Neste artigo, você vai acompanhar todas essas etapas em detalhes.

A função Representante permite registrar os representantes de vendas da sua empresa como usuários do sistema. Com esse registro, você consegue acompanhar o desempenho individual de cada um, vincular clientes e pedidos de venda ao representante responsável e administrar as comissões de forma controlada. Além de facilitar a análise de resultados comerciais, o cadastro ajuda a limitar o que cada representante enxerga no sistema, o que é importante quando a equipe de vendas é externa ou atende carteiras separadas.

Antes de cadastrar qualquer representante, é necessário habilitar a funcionalidade nas configurações da empresa. Para isso, siga os passos abaixo:

1. Acesse o Menu Usuário e clique em Configurações;

2. Navegue até a aba Negócios;
3. Marque a opção Habilitar representante de venda no sistema.

Com essa opção habilitada, os campos relacionados a representantes passam a ficar disponíveis no cadastro de usuários e nos pedidos de venda.

Ainda na aba Negócios das configurações, você define como as comissões serão calculadas. No campo Tipo de comissão a ser utilizada, há três formas de comissionamento disponíveis.

• Comissão por Representante: cada representante tem um percentual de comissão fixo, independente do produto vendido ou das condições do negócio. Ao escolher essa opção, o percentual é definido diretamente no cadastro do usuário;
• Comissão por Produto: o percentual de comissão está vinculado ao produto, e não ao representante. Nessa modalidade, o percentual é definido no cadastro de cada produto;
• Comissão por Pedido de Venda: não há um percentual padrão. A comissão é determinada manualmente em cada pedido de venda, no momento da negociação.

Além do tipo de comissão, é possível escolher o que será considerado no cálculo do percentual. No campo Base de cálculo da comissão, logo abaixo, você pode selecionar entre Valor dos Produtos ou Valor dos Produtos + IPI. Ao terminar, clique em Salvar no final da página para registrar as alterações.

Se você precisar ajustar essas definições depois, consulte o artigo Como alterar as configurações de representantes? no Help Center.

Com a funcionalidade habilitada e o tipo de comissão definido, o próximo passo é criar o usuário de cada representante. Para isso, siga os passos abaixo:

1. Acesse o Menu Usuários > Cadastros > Usuários Ativos;
2. Clique em Adicionar Usuário;
3. Preencha os campos obrigatórios das informações do usuário: Nome, E-mail, Cargo e Departamento.

Esses dados são essenciais para que o representante consiga acessar o sistema. Campos como WhatsApp não são obrigatórios, mas ajudam a manter o cadastro completo.

4. Mais abaixo na tela, selecione Sim na opção Representante de venda;

5. Se você escolheu o tipo Comissão por Representante, preencha o campo Comissão nas configurações de acesso com o percentual desse representante.

Ao marcar o usuário como representante de venda, outras opções passam a ser exibidas na tela. Elas determinam o alcance do que esse usuário consegue ver e editar no sistema.

• Comissão: percentual de comissão atribuído ao representante. Essa opção só fica disponível quando o tipo selecionado nas configurações é Comissão por Representante;
• Pode visualizar na listagem de clientes somente os clientes vinculados a ele: o representante vê apenas os clientes associados diretamente ao seu nome;
• Pode visualizar nos recebimentos somente as cobranças vinculadas a ele: o representante vê apenas os recebimentos relacionados a ele;
• Pode visualizar na listagem de pedidos de venda apenas os pedidos vinculados a ele: na tela de pedidos de venda, aparecem somente os pedidos associados a ele;
• Pode alterar somente os clientes vinculados a ele: o representante visualiza todos os clientes cadastrados, mas só consegue editar aqueles vinculados ao seu nome;
• Pode selecionar outro representante na criação de pedidos de venda: permite escolher outro representante de vendas para ser associado a um pedido, quando necessário;
• Recebe e-mail de confirmação no aceite da NF-e: quando a nota fiscal de um pedido vinculado a esse representante for transmitida e aceita pela SEFAZ, ele recebe um e-mail de confirmação.

Importante: usuários que não têm acesso a nenhum submenu não são contabilizados na cota de usuários do seu plano. Ou seja, se você cadastrar um representante de vendas e deixar todas as opções de acesso desmarcadas, ele não terá acesso ao sistema e não será contado no número de usuários disponíveis no plano.

Para finalizar o cadastro, defina os acessos do representante. Escolha quais menus ele poderá acessar e o que poderá alterar ou excluir. Em cada aba, você encontra as opções de acesso referentes a um menu do sistema.

No Menu Negócios, por exemplo, você define o que o representante poderá visualizar, alterar ou excluir, marcando as opções correspondentes que aparecem na tela. Depois de revisar todas as abas, salve o cadastro.

Você também pode conferir esse passo a passo em vídeo:

Se tiver dúvidas, fale com a Mai pelo chat no sistema ou pelo número de WhatsApp (21) 2224-5777.