1. O que considerar antes de importar as NF-es;
2. Como importar as NF-es no sistema;
3. O que cada opção de importação faz;
4. Quais cadastros são gerados automaticamente.

Importar para o Mainô as NF-es emitidas em outro sistema é importante para manter centralizadas todas as notas da sua empresa em um único lugar. Neste artigo, você vai conferir os pré-requisitos desse processo, o passo a passo da importação, o que cada opção disponível faz e quais cadastros o sistema gera automaticamente a partir dos arquivos XML.

Antes de iniciar, observe alguns pontos importantes:

• Só é possível importar as NF-es por meio do arquivo XML. Não é possível importar por PDF, Excel ou imagem;
• Caso deseje importar vários XMLs ao mesmo tempo, compacte-os em um arquivo ZIP;
• Para que as notas canceladas subam para o sistema, é preciso ter o protocolo de cancelamento, que deve estar junto ao XML da NF-e emitida.

Para importar as suas notas, siga os passos abaixo:

1. Acesse o menu Usuário > Cadastros.

2. Na coluna Fiscal, selecione a opção Importação de NF-e.

3. Você será redirecionado para a tela abaixo, onde buscará o arquivo desejado no seu computador.

4. Nessa tela existe a possibilidade de cadastrar Produtos, Movimentações (registros de entradas e saídas dos produtos), Pagamentos e Recebimentos, tudo a partir das informações contidas nos XMLs das notas fiscais.

Veja a seguir o que acontece ao marcar cada uma das opções disponíveis na importação.

1. Cadastrar produtos

Ao marcar Sim, o sistema verifica se já existe um produto com o mesmo Código, Unidade de medida e NCM no estoque. Se existir, o produto é ignorado na importação. Se não existir, um novo produto é cadastrado com os seguintes dados:

• Código do produto;
• Descrição do produto;
• Unidade de medida;
• Preço unitário de entrada (considerando o preço da nota mais antiga);
• Classificação Fiscal (NCM);
• Origem e CST (considerando o CST da nota mais antiga);
• Alíquota de IPI (considerando a alíquota da nota mais antiga).

Nesse caso, será gerado um cadastro de produto sem vínculo com nenhuma das notas fiscais importadas.

2. Cadastrar movimentações

Ao marcar Sim, o sistema encontra o produto com o mesmo Código, Unidade de medida e NCM no estoque e registra nele as entradas e saídas conforme cada nota importada:

• Quantidade: se a nota for de saída, o sistema subtrai a quantidade informada na NF-e do total do produto; se for de entrada, soma a quantidade ao total;
• Preço unitário de entrada: o sistema calcula uma média com base nos preços de cada nota de entrada.

Para a entrega do Bloco K do SPED Fiscal, é essencial que essa opção seja marcada, pois sem ela não há informações para levar ao SPED. Se você precisa gerar o Relatório de Restituição do ICMS ST, essa opção também é essencial.

O sistema usa o código para vincular as movimentações ao produto. Por isso, caso você trabalhe com mais de um fornecedor para o mesmo produto, é essencial seguir o procedimento de cadastro abaixo:

1. Importe somente as notas de saída de mercadoria, com apenas a opção Cadastrar produtos marcada;
2. Baixe uma planilha do sistema com os códigos e descrições usados para a venda do produto;
3. Baixe a planilha de exemplo de produtos em Usuário > Atualizar ou Cadastrar produtos > Planilha exemplo;
4. Copie para essa planilha, na aba Fornecedores, o código do produto usado nas suas vendas (retirado da planilha anterior), o nome do seu fornecedor e o código do produto usado pelo fornecedor nas vendas dele para você. Em caso de vários fornecedores, repita o seu código para cada um e preencha as informações deles;
5. Importe essa planilha para o sistema para registrar essas informações;
6. Importe todas as suas notas de entrada e saída com a opção Cadastrar movimentações marcada.

Pode parecer trabalhoso, mas é a melhor forma de manter o seu estoque organizado, prevenindo-se para fiscalizações e obrigações acessórias com o governo. Você também pode cadastrar ou atualizar informações dos seus produtos por planilha. Para saber mais, acesse o artigo abaixo:

3. Cadastrar pagamentos / recebimentos

Ao marcar Sim nas opções Cadastrar pagamentos e/ou Cadastrar recebimentos, o sistema cria um lançamento no menu financeiro com as seguintes informações: número da NF-e, descrição, fornecedor, número do documento, forma de pagamento, conta bancária, plano de contas gerencial, centro de custo, tipo de custo, data de competência, data de vencimento e valor.

O plano de contas é a única opção que você precisa selecionar o tipo na hora de importar; o restante vem automaticamente da NF-e. É importante ressaltar que os lançamentos serão feitos todos com status "Sem pagamento", pois o XML da nota não traz informações sobre as liquidações desses lançamentos.

4. Quando não tiver informação no XML, gerar conta para 30 dias

Ao marcar Sim nessa opção, o sistema verifica se existem informações de cobrança no XML da NF-e. Caso não existam, ele cria um lançamento no menu financeiro com data de vencimento para 30 dias a partir da data de emissão da NF-e. Esses lançamentos também ficam com status "Sem pagamento".

Quando as notas são importadas, independentemente das opções marcadas, o sistema cadastra automaticamente os clientes, fornecedores e transportadoras, para que você ganhe agilidade e não precise cadastrá-los manualmente. São puxadas para o cadastro todas as informações que constam nos XMLs:

• Razão Social;
• Documento (CNPJ/CPF);
• Indicador de IE (Contribuinte de ICMS, Contribuinte Isento, Não Contribuinte);
• IE - Inscrição Estadual (se houver);
• Tipo de Pessoa (Física, Jurídica, Estrangeiro);
• Endereço (Rua, Número, Bairro, Município, UF e País);
• Tipo de Empresa ou Pessoa (Cliente, Fornecedor, Fabricante, Transportadora).

Observação: este artigo é bem detalhado para que qualquer cliente Mainô consiga usar essa funcionalidade. Caso a sua empresa esteja em processo de implantação, mantenha-se alinhado com o seu gerente de implantação durante todo esse processo.

Se tiver dúvidas, fale com a Mai pelo chat no sistema ou pelo número de WhatsApp (21) 2224-5777.