1. Como funciona o processo de entrada de produtos por NF-e de terceiros;
2. Como importar e cadastrar produtos novos via NF-e de terceiros;
3. Como atualizar o estoque de um produto já existente;
4. Como vincular o código do fornecedor ao produto para futuras entradas;
5. Condições obrigatórias para incorporação ao estoque e busca por descrição.

No processo de entrada de produtos a partir da NF-e do seu fornecedor, o sistema realiza uma busca antes da entrada e atua de duas formas: alimentando o estoque quando o produto já está cadastrado, ou registrando o produto automaticamente quando ele não aparece nos resultados. Com isso, é possível importar a nota fiscal do fornecedor e atualizar ou registrar produtos no estoque sem necessidade de cadastro manual.

Ao importar a NF-e do seu fornecedor, o sistema verifica se os produtos da nota já existem no cadastro de estoque. Se existirem — com o mesmo código, NCM e unidade de medida —, a quantidade é agregada ao produto existente. Se não existirem, o sistema oferece a opção de cadastrá-los automaticamente. Essa verificação evita duplicidade de cadastro e mantém o controle preciso das movimentações de entrada e saída.

Para inserir novos produtos no estoque através de uma nota de fornecedor, siga os passos:

1. Acesse o menu Fiscal > Notas Fiscais > NF-e de Terceiros;
2. Selecione a opção Importar NF-e;
3. Clique em Buscar XML, selecione o arquivo XML da NF-e do seu fornecedor e clique em Importar.

Na tela de importação, há duas opções disponíveis:
• Esta nota deverá movimentar estoque: ao salvar, o sistema redireciona para a tela de incorporação dos produtos ao estoque;
• Vincular pagamentos: o sistema cria uma conta a pagar para a NF-e importada, com opção de vincular a um plano de contas.

4. Confira a lista de produtos da nota e clique em Salvar. Os produtos da NF-e do seu fornecedor serão incorporados ao estoque.

Para verificar se a incorporação foi concluída corretamente, acesse o menu Estoque > Produtos em estoque. Para visualizar somente os produtos desta nota, selecione-a no filtro NF-e de Terceiros. Você também pode filtrar por período de entrada ou por fornecedor.

Caso o produto já exista no cadastro de estoque, você pode vincular a NF-e de compra a ele. Nesse caso, o sistema não cria um novo registro — apenas agrega a quantidade que entra pela nota à quantidade existente. Para que isso funcione, o produto da nota do fornecedor precisa ter o mesmo código, o mesmo NCM e a mesma unidade de medida do produto em estoque.

Se o seu fornecedor usar um código diferente do cadastrado no estoque, você pode alterar as informações diretamente na tela de incorporação, após importar o XML da nota. Ao fazer as alterações, o sistema exibe a lista de produtos correspondentes — basta selecionar o produto cujo estoque será alimentado.

Após a primeira entrada de um produto por NF-e de terceiros, você pode cadastrar o fornecedor e o código do fornecedor diretamente no produto em estoque. Nas próximas entradas desse fornecedor, o sistema já identificará o produto automaticamente e agregará apenas a quantidade recebida, sem necessidade de ajuste manual.

Para isso, acesse o menu Estoque > Produtos em estoque, selecione o produto desejado e clique na seta ao lado de Visualizar > Alterar > aba Fornecedores. Selecione o fornecedor e insira o código utilizado na nota de compra.

Para que o sistema incorpore um produto da NF-e do fornecedor ao produto existente no estoque, é necessário que, no momento da entrada da nota, o produto tenha o mesmo código, o mesmo NCM e a mesma unidade de medida do produto cadastrado em estoque. Essas condições evitam que unidades de medida distintas sejam somadas e garantem controle efetivo das movimentações.

Se você não souber o código ou como o produto foi cadastrado no estoque, é possível localizá-lo pela descrição. Para isso, clique no ícone de lupa que aparece ao lado de cada produto na tela de incorporação e digite parte da descrição para encontrá-lo.

Se tiver dúvidas, fale com a Mai pelo chat no sistema ou pelo número de WhatsApp (21) 2224-5777.