O que você vai aprender neste artigo?
1. Quando usar este tipo de nota;
2. Quem emite e para quem;
3. Como preencher a nota;
4. O que acontece na apuração;
5. Como emitir no Mainô.
A apuração do IBS e da CBS passa a ser montada pelo Comitê Gestor a partir das notas fiscais emitidas. Se uma nota de venda não for reconhecida, o débito dela fica fora do período. A nota de débito do tipo 03 corrige isso. Neste artigo você vai ver quando usar, como preencher e o que acontece na apuração. Para conhecer os outros tipos, consulte o artigo Nota de crédito e nota de débito na Reforma Tributária: quando usar cada tipo.
1. Quando usar este tipo de nota
Ao final de cada período, depois que o Comitê Gestor disponibilizar a prévia da apuração, confira se todas as suas notas de venda foram reconhecidas. Se alguma não aparecer, emita esta nota durante o período de ajustes definido em regulamento, para que o saldo final do período reflita todos os débitos devidos (Lei Complementar nº 214/2025, art. 45; Cartilha Orientativa de Apuração do IBS, volume 1).
2. Quem emite e para quem
A própria empresa, do regime regular, emite a nota para ela mesma: emitente e destinatário têm o mesmo CNPJ base.
3. Como preencher a nota
Estes são os campos que identificam a operação:
• Finalidade: nota de débito, com tipo de operação Saída;
• Tipo de nota de débito: 03 - Débitos de notas fiscais não processadas na apuração;
• Classificação tributária: 811002 - Débitos de notas fiscais não processadas na apuração. Qualquer outro código gera rejeição;
• Um item para cada nota não processada, com o valor total do IBS e da CBS daquela nota;
• DF-e referenciado: obrigatório em cada item, com a chave de acesso da nota não processada. Sem ele, a nota é rejeitada (rejeição 1038). Como o vínculo é com a nota inteira, o número do item referenciado não é informado. Neste tipo, a mesma nota de débito pode referenciar várias notas diferentes;
• Grupo de ajuste de competência: informa a qual período o débito pertence;
• Tributos: somente IBS e CBS. Informar ICMS, IPI, PIS ou COFINS gera a rejeição 1001.
4. O que acontece na apuração
A nota produz efeito somente na apuração de quem emite. Ela não gera crédito automático para os seus clientes: eles só aproveitam o crédito quando a nota de venda original for processada pelo sistema do Comitê Gestor.
Quando isso acontecer, o sistema de apuração vai tratar os valores para evitar que o mesmo débito seja lançado duas vezes.
5. Como emitir no Mainô
Para emitir a nota manualmente:
1. Acesse o menu Fiscal > Notas fiscais emitidas > Nova NF-e > Outras NF-es;
2. No campo Finalidade da emissão, selecione NF-e de Débito;
3. No campo Motivo do Débito, selecione 03 - Débitos de notas fiscais não processadas na apuração;
4. Informe a sua própria empresa como destinatária, complete os dados e salve;
5. Inclua um item para cada nota não processada e, em cada um, clique na seta ao lado de Visualizar, selecione Alterar, informe a chave de acesso no DF-e referenciado e, na aba IBS/CBS, a classificação tributária 811002.
Para saber como preencher o DF-e referenciado, consulte o artigo Grupo DF-e referenciado: o que é e como preencher?.
Importante: antes de emitir, confirme com a sua contabilidade se a nota realmente não foi processada. Notas recém-transmitidas podem levar um tempo para aparecer na prévia.
Se tiver dúvidas, fale com a Mai pelo chat no sistema ou pelo número de WhatsApp (21) 2224-5777.