O que você vai aprender neste artigo?
1. Quando usar este tipo de nota;
2. Quem emite e para quem;
3. Como preencher a nota;
4. O que acontece na apuração;
5. Como emitir no Mainô.
Com a Reforma Tributária, a multa e os juros que você cobra de um cliente que pagou com atraso passam a fazer parte da base do IBS e da CBS da venda. A nota de débito do tipo 04 é o documento que registra esse imposto e permite que o seu cliente aproveite o crédito correspondente. Neste artigo você vai ver quando usar, como preencher e o que acontece na apuração. Para conhecer os outros tipos, consulte o artigo Nota de crédito e nota de débito na Reforma Tributária: quando usar cada tipo.
1. Quando usar este tipo de nota
O valor da operação, que é a base do IBS e da CBS, inclui juros, multas, acréscimos e encargos cobrados pelo fornecedor (Lei Complementar nº 214/2025, art. 12, § 1º, II). Por isso, sempre que você receber esses acréscimos de um cliente que pagou com atraso, emita a nota de débito do tipo 04 no momento do recebimento.
O débito entra no período de apuração em que os acréscimos foram recebidos.
2. Quem emite e para quem
Quem emite é o fornecedor que recebeu a multa e os juros. O destinatário é o cliente que pagou com atraso.
Se o fornecedor não emitir esta nota, o cliente pode regularizar a situação emitindo uma nota de crédito do tipo 01 - Multa e juros.
3. Como preencher a nota
Estes são os campos que identificam a operação:
• Finalidade: nota de débito, com tipo de operação Saída;
• Tipo de nota de débito: 04 - Multa e juros;
• Itens: cada item corresponde a um item da nota de venda original, com o valor dos acréscimos proporcional a ele;
• Classificação tributária e alíquota: as mesmas do item da venda original;
• DF-e referenciado: obrigatório em cada item, apontando a chave de acesso e o número do item da nota de venda original. Sem ele, a nota é rejeitada (rejeição 1038);
• Tributos: somente IBS e CBS. Informar ICMS, IPI, PIS ou COFINS gera a rejeição 1001.
4. O que acontece na apuração
O IBS e a CBS da nota são lançados como débito na apuração do fornecedor. Quando o cliente é do regime regular, a extinção desse débito gera para ele o crédito correspondente, observadas as regras de apropriação de crédito (NT 2025.002-RTC, versão 1.51).
5. Como emitir no Mainô
A nota pode ser gerada a partir da nota de venda original, que é o caminho que reduz o preenchimento manual:
1. Localize a nota de venda original;
2. Clique na seta ao lado de DANFE e selecione Gerar Nota de Débito (IBS/CBS);
3. No campo Motivo do Débito, selecione 04 - Multa e juros;
4. Marque os itens que receberam os acréscimos e informe o valor de cada um;
5. Clique em Gerar Nota de Débito.
Importante: confirme com a sua contabilidade como distribuir os acréscimos entre os itens quando a nota original tiver vários produtos.
Se tiver dúvidas, fale com a Mai pelo chat no sistema ou pelo número de WhatsApp (21) 2224-5777.