O fluxo de compra tem como objetivo otimizar e organizar o processo de aquisição de todo o material necessários para manter os processos produtivos da empresa funcionando de forma eficiente. Com ele, é possível realizar solicitações de compra de forma simplificada, comparar cotações de diferentes fornecedores, gerar ordens de compra de maneira ágil e emitir notas fiscais eletrônicas dos fornecedores de forma automatizada.
Para acessá-lo, basta ir na aba de Estoque > Compras > Fluxo de Compras.
1) Solicitação de compra:
Na aba de Solicitações de compra, você vai clicar no símbolo de + para adicionar uma nova solicitação.
Na nova janela, você vai preencher:
Tipo de compra (nacional ou internacional);
O código do produto;
A descrição do produto;
A categoria do produto, com a opção de selecionar múltiplas referências de “Pedido” e “Exportação”. Com as referências selecionadas, e os pedidos e planejamentos já cadastrados, o sistema puxa e preenche automaticamente as informações;
Uma sugestão de data de entrega (sua preferência de quando o produto seja entregue);
A referência do pedido de venda ou de um planejamento de produção: nessa opção você seleciona pedidos e planejamentos já cadastrados no sistema, e assim o sistema puxa automaticamente as informações. É possível selecionar mais de um pedido ou planejamento.
Observações (opcional).
Ao finalizar as anotações, clique em Prosseguir.
A próxima etapa é incluir os produtos e os fornecedores.
Produtos e fornecedores
Após clicar em Prosseguir, a página será atualizada com os blocos de Fornecedor e Produtos. Em Fornecedor, você vai selecionar o fornecedor desejado, inserir as condições e a proposta do fornecedor, caso ele já tenha enviado. Clique em Salvar.
Em Produtos, o pedido (ou a produção/exportação selecionada) irá aparecer automaticamente de acordo com o pedido que você selecionou. Caso queira adicionar mais produtos, você poderá escolher um produto direto do seu estoque ou até cadastrar um produto novo, definindo a quantidade que deseja e um valor de PU sugerido.
Após a inclusão, clique em Salvar.
Através desta solicitação de compra você poderá gerar uma Cotação ou gerar direto uma Ordem de Compra.
Importante: caso o seu pedido esteja com status na cor amarela, isso significa que que é necessário concluir a solicitação de compra com as informações necessárias. Exemplo:
O status precisa estar na cor verde para que a solicitação possa prosseguir.
🎥 VÍDEO: Solicitação de compra
Você também pode conferir esse passo a passo em vídeo.
2) Cotação:
Na tela de cotação, você poderá ver as informações preenchidas na etapa de solicitação e poderá selecionar o período dessa cotação, os fornecedores que deseja ou cadastrar um novo, definir a moeda, o câmbio e a condição de proposta para cada um. Você pode também anexar um arquivo para cada fornecedor.
Preenchendo as informações finais: Taxas e atributos
Nesta aba você irá preencher os impostos e outras despesas que a solicitação tenha. Caso você tenha mais de um fornecedor para o pedido e as taxas e os atributos sejam diferentes, você pode preencher separadamente em Taxas e Tributos por fornecedor.
Caso deseje deixar as alíquotas parametrizadas, para que assim as informações de alíquotas sejam cadastradas automaticamente, acesse o artigo abaixo.
O valor total cotado de cada produto, e até os custos extras, vão ser utilizados como referência pelo sistema para gerar o valor total de acordo com o câmbio usado no momento da solicitação de compra para cada fornecedor.
Após preencher as informações de seus fornecedores, basta ir na sua Cotação e clicar na opção de Finalizar. Você também tem a opção de Enviar para o Fornecedor, caso deseje.
Envio de cotação
Antes de finalizar a cotação, a funcionalidade permite também enviar uma cotação para o fornecedor diretamente da coluna de "Cotações". Ao selecionar a opção "Enviar para o Fornecedor" no menu de opções do card, será exibido um modal com o título "Enviar Cotação".
Ao clicar nessa opção, abrirá uma tela para selecionar o fornecedor. Com o fornecedor selecionado, o e-mail será preenchido automaticamente.
Caso o e-mail encontrado não seja o desejado, é possível editar o destinatário.
Depois do envio da cotação ao fornecedor, este poderá preencher as informações diretamente para ser enviada ao sistema. Essa funcionalidade permite uma colaboração mais eficaz entre o usuário e o fornecedor, agilizando o processo de cotação e garantindo a precisão das informações fornecidas. Ao permitir que o fornecedor preencha as informações de cotação, reduzimos a dependência de comunicações externas e facilitamos o acompanhamento e a atualização das cotações em tempo real.
Finalizando a cotação
Após selecionar Finalizar, o sistema vai abrir uma tela para a escolha dos produtos de acordo com o fornecedor desejado e com as devidas informações. Nessa parte do processo, você poderá fazer a comparação entre os fornecedores e escolher o que vai ser melhor para a sua operação.
Após selecionar o fornecedor desejado, clique em Salvar. Após salvar as informações, a sua cotação ficará com o status de finalizada. Uma tela será apresentada com todas as informações preenchidas na solicitação, onde você poderá revisar antes de gerar a ordem de compra. Ao final você também terá a opção de Exportar em PDF.
Após finalizar a cotação, você pode Arquivar, Visualizar a sua cotação, Reabrir para edição, Exportar PDF ou Gerar Ordem de compra.
🎥 VÍDEO: Cotação
Você também pode conferir esse passo a passo em vídeo.
3) Ordem de compra:
Ao clicar para gerar ordem de compra, o sistema vai gerar as ordens de compras de cada fornecedor. Você terá as opções de: Exportar PDF (resumido, detalhado e da cotação), Enviar por e-mail, Vincular NF-e de compra, Voltar a ser cotação e de Apagar.
As ordens de compras terão a numeração da solicitação de compra e da cotação para controle.
Vincular a NF-e de Compra
Nesse campo ficam todas as notas que foram vinculadas com alguma ordem de compra, assim é possível ter maior controle de todo o seu processo de fluxo de compra. Para vincular uma NF-e do fornecedor ou de importação, basta ir na sua ordem de compra e clicar na opção de Vincular a NF-e de Compra, o sistema vai buscar todas as notas com o mesmo fornecedor da sua ordem de compra.
🎥 VÍDEO: Ordens de Compra
Você também pode conferir esse passo a passo em vídeo.
Cadastro de pagamentos a partir de uma ordem de compra
É possível criar pagamentos diretamente a partir de uma ordem de compra. Para iniciar o processo de criação de pagamento, basta acessar o menu Estoque>Fluxo de Compra e selecionar o menu de Opções no card desejado. Em seguida, escolha a opção "Criar pagamentos". Ao selecionar essa opção, uma nova tela será aberta para o preenchimento das informações necessárias.
Ao preencher as informações e clicar em “Salvar”, o pagamento será cadastrado e enviado ao fluxo financeiro. Para que você consiga acessar os pagamentos cadastrados, basta acessar o menu Financeiro>Movimento>Pagamentos.
Observação: Existem diferentes formas para apagar um pagamento no sistema. Além de poder clicar em "Apagar pagamento" pelo mesmo menu de opções de criar, também é possível remover um pagamento ao reverter uma "Ordem de Compra" para "Solicitação de Compra" ou "Cotação". Ao voltar uma ordem de compra para um estágio anterior, o pagamento associado será automaticamente eliminado, simplificando o processo de gerenciamento de pagamentos no sistema e garantindo uma consistência nos registros financeiros.
Visualizar compras realizadas
Ao acessar o menu Estoque>Fluxo de compra, na coluna "Compras realizadas", você pode ver os produtos presentes na compra, indicando de maneira clara quais já tiveram a quantidade total recebida* e quais ainda aguardam a recepção completa.
*Os produtos são considerados recebidos quando é feita a movimentação do estoque de uma nota vinculada.
Lembre-se:
Você também pode gerar uma ordem de compra direto da sua solicitação de compra ou gerar uma cotação direto, sem passar pela opção de solicitação de compra.
Além disso, você consegue gerar uma solicitação de compra direto pelo seu estoque. Para isso, basta ir no menu Estoque > Produtos em estoque > Selecionar os produtos que deseja> Ações em massa> Criar solicitação de compra.
