O que você vai aprender neste artigo?
1. O que é o Controle de Garantias;
2. Como cadastrar uma ordem de garantia;
3. Como registrar a análise dos produtos;
4. Como dar baixa em uma ordem;
5. Como acompanhar as ordens e consultar o relatório de produtos.
O Controle de Garantias serve para acompanhar os produtos que um cliente enviou de volta para análise de garantia. Nele você registra o que chegou, anota o resultado da análise de cada item, acompanha o prazo de retorno e encerra a ordem quando a análise termina. É um controle interno: a tela não emite notas fiscais. Para usar esse recurso, o módulo Estoque Completo precisa estar incluído no seu plano.
1. O que é o Controle de Garantias
Cada devolução para análise vira uma ordem de garantia, ligada a uma nota fiscal de referência. A ordem começa com o status Em aberto e é concluída quando você dá baixa nela. Você encontra a tela no menu Estoque > Controle de Garantias.
Importante: a tela não gera nota de remessa nem de retorno e não movimenta o estoque. Se o produto voltar ao estoque ou for trocado, você precisa emitir a nota e fazer o ajuste de estoque separadamente, nas telas de costume.
2. Como cadastrar uma ordem de garantia
A ordem só pode ser criada manualmente. O número é gerado automaticamente no formato 0001/2026, com contagem separada para cada empresa, e volta para 0001 a cada novo ano. Para cadastrar, siga os passos abaixo:
1. Acesse o menu Estoque > Controle de Garantias;
2. Clique em Cadastrar para criar uma nova ordem;
3. Na aba Informações gerais, confira a data de registro e a previsão de retorno. A previsão é obrigatória e vem preenchida por padrão com 30 dias;
4. Se quiser, preencha a observação interna;
5. Selecione a nota de referência. Ela pode ser uma NF-e de Entrada emitida pela sua empresa ou uma NF-e de Terceiros (nota de compra);
6. Se precisar, preencha a aba Transporte, que é opcional: transportadora, placa, UF e ANTT do veículo, modalidade de frete, valor do frete e outras despesas, pesos, volumes e nome do responsável;
7. Clique em Salvar e prosseguir para os produtos.
Depois de salvar, o sistema traz automaticamente os produtos e as quantidades da nota. Se a nota não tiver produtos, o cadastro é bloqueado com o aviso "NF-e ... está sem produtos associados".
Importante: você só pode trocar a nota de referência enquanto a ordem estiver em aberto e ainda não tiver produtos vinculados.
3. Como registrar a análise dos produtos
Para cada produto da ordem, você registra o resultado da análise. Existem três tipos: Troca, Devolução e Fora da garantia. Para registrar, siga os passos abaixo:
1. Na ordem, localize o produto;
2. Escolha o tipo de análise;
3. Preencha a observação, o número de série e a quantidade;
4. Clique em Salvar.
Você pode dividir a quantidade de um mesmo produto entre tipos diferentes, por exemplo 3 unidades para Troca e 2 para Devolução. Cada tipo só pode ser usado uma vez por produto. Para ganhar tempo, você pode usar o seletor que aplica o mesmo tipo de análise a todos os produtos de uma vez.
Importante: a soma das quantidades analisadas precisa ser igual à quantidade do produto na nota. A mensagem de erro diz que a quantidade "não pode ser maior", mas o sistema também bloqueia quando a soma fica menor.
4. Como dar baixa em uma ordem
A baixa encerra a ordem e registra a conclusão da análise. Cada ordem recebe apenas uma baixa. Para dar baixa, siga os passos abaixo:
1. Na listagem, clique na seta ao lado de Visualizar e selecione Dar baixa;
2. Confira a data da baixa, que vem preenchida com a data de hoje;
3. Escreva o resultado da análise. Esse campo é obrigatório;
4. Se quiser, anexe um documento;
5. Clique em Salvar.
Se a ordem não tiver produtos, o sistema pede uma confirmação antes de salvar. Depois da baixa, o status muda automaticamente:
• Concluído: baixa feita até a data de previsão de retorno;
• Concluído com atraso: baixa feita depois da previsão.
Importante: depois da baixa, só um administrador pode alterar ou excluir a ordem.
5. Como acompanhar as ordens e consultar o relatório de produtos
A listagem reúne todas as ordens da empresa. Cada linha mostra o número da ordem, o usuário que a registrou, o solicitante (cliente ou fornecedor da nota), a nota de referência (com link para o DANFE), a data de registro, a previsão de retorno, a data da baixa (aparece "---" enquanto não houver baixa) e o status.
Status:
• Em aberto (vermelho): ainda sem baixa, mesmo que o prazo não tenha vencido;
• Concluído (verde): baixa feita até a previsão de retorno;
• Concluído com atraso (amarelo): baixa feita depois da previsão.
Quando a ordem não tem nenhum produto, aparece a etiqueta "Sem produto(s) vinculado(s)". Pela seta ao lado de Visualizar, você acessa as ações Alterar, Dar baixa e Excluir. Quais delas aparecem para você depende das suas permissões de usuário.
Filtros, gráfico e PDF:
Você pode filtrar por período (data de registro, previsão de retorno ou data da baixa), fornecedor, categoria/subcategoria do produto, status e tags do produto. Ao lado dos filtros, um gráfico de pizza mostra o percentual de ordens em cada status. Para gerar o relatório em PDF, informe um período de data de registro. Sem ele, o sistema não gera o arquivo.
Relatório de produtos:
Para ver as garantias por produto, e não por ordem, acesse o menu Relatórios > Estoque > aba Relatório de Produtos em Ordem de Garantia. O relatório lista cada item que está em alguma ordem e permite filtrar por número da ordem, produto e período de previsão de retorno.
Se tiver dúvidas, fale com a Mai pelo chat no sistema ou pelo número de WhatsApp (21) 2224-5777.