O arquivo Sped é um arquivo muito solicitado pela contabilidade de sua empresa. Ainda que seu contador seja quem realize o serviço, saiba que, na realidade, a responsabilidade pela emissão dos arquivos do SPED é da empresa, pois as informações necessárias para geração desses arquivos estão nos sistemas de gestão utilizados por ela. Esse sistema deverá extrair as informações da gestão da empresa (notas fiscais e estoque, por exemplo) e depois importá-las no PVA (Programa Validador e Assinador), fornecido pela Receita Federal. Como o próprio nome sugere, esse PVA irá validar as informações do SPED e enviá-las a receita. Caso existam erros, tanto no layout quanto na validação das informações, o PVA irá gerar um relatório em PDF indicando as correções a serem feitas.

Existem alguns perfis de arquivos de Sped, verifique com seu contador o perfil que se adequa a sua empresa. Veja abaixo as diferenças de perfis:

Perfil A

O perfil A da EFD apresenta as informações de maneira mais detalhadas, o que requer um maior cuidado na sua geração. Um bom exemplo para identificar o quão criterioso é este perfil, basta verificar os registros referentes aos equipamentos ECF, presentes no Bloco C.

O perfil apresenta os registros referentes as totalizações, que são os registros C400 (identificação dos equipamentos ECF), C405 (dados referentes a Redução Z), C410 (totalizadores de Pis/Cofins), C420 (totalizadores da Redução Z), C425 (resumo dos Itens movimentados em relação a Redução Z), C490 (registro analítico do movimento diário) e C495 (resumo mensal de itens por ECF) se o informante for residente do estado da Bahia , registros C460, que são os documentos fiscais emitidos pelo usuário de equipamentos de ECF e totalizados na Reduzão Z, e o registro C470, o qual refere-se aos itens dos documentos fiscais emitidos pela ECF, ou seja deve ser informado de maneira criteriosa toda a movimentação diária ocorrida nos equipamentos ECF informando os Itens por Documento fiscal emitido pelo usuário.

Perfil B

O perfil B apresenta as informações de maneira mais sintética (totalização por período: diário e mensal).

O perfil apenas apresenta os registros referentes as totalizações, que são os registros C400 (identificação dos equipamentos ECF), C405 (dados referentes a Redução Z), C410 (totalizadores de Pis/Cofins), C420 (totalizadores da Redução Z), C425 (resumo dos Itens movimentados em relação a Redução Z), C490 (registro analítico do movimento diário) e C495 (resumo mensal de itens por ECF).

Perfil C

O perfil C, é destinado a empresas do simples nacional.
O perfil não leva produtos no registro, visto que é mais simplificado.

Para gerar o Sped, alguns campos precisam estar preenchidos no sistema, vamos lá:

1 - Informações do contabilista:

É preciso fazer o cadastro do seu contador clicando na aba de SPED>Informações do contabilista, depois clica em Cadastrar. Vai abrir um campo para preenchimento dos dados do contador, o endereço e o seu contato.

2 - Escriturações das NF-es de terceiro:

Nesse campo, constam todas as notas que precisam ser escrituradas. Basta clicar em SPED>Escriturações das NF-es de terceiros, em seguida clique em seta ao lado de DANFE> Escriturar. O sistema vai abrir todas as informações tributáveis da nota para fins de confirmação. Você também pode fazer a escrituração em massa, usando um dicionário, por exemplo. Para saber mais sobre a escrituração em massa, acesse: Novidades da semana 19-12-2018

3 - Plano de contas:

Outro ponto importante para a emissão do Sped é o cadastro do plano de contas contábil, segue um link de nosso artigo com melhor explicação: Como cadastrar o plano de contas contábil para geração de Sped Contribuições?

4 - Escrituração de CT-e:

No campo de escriturações manuais do nosso módulo FISCAL é possível cadastrar escriturações de CT-e manualmente. A novidade é que agora você pode importar o XML dessa CT-e para o nosso sistema. Basta ir em Escriturações manuais, seta ao lado de Cadastrar>Importar XML da CT-e. O sistema vai abrir todas as informações tributáveis da CT-e para fins de confirmação e alteração.

5 - Dicionário de escrituração:

Adicionamos uma opção dentro do menu Fiscal de Dicionário de escrituração, nela você pode informar um registro que vai ser aplicado no momento que for escriturar as notas do fornecedor em massa.

Ele funcionada como um "de - para" das informações de um código fiscal, você também pode cadastrar vários registros. Por exemplo, você pode cadastrar um registro dizendo que toda nota com CFOP 5102 precisa ter o CFOP 2102, assim, o sistema atualiza todos os CFOPS 5102 para 2102 no momento da escrituração em massa.

Esse aba de Dicionário da escrituração foi adicionada pois agora é possível escriturar as notas dos seus fornecedores em massa, antes só era possível ser feito com notas de armazenagem. Ao fazer escrituração em massa, o sistema sugere as escriturações possíveis, caso tenha um registro cadastrado, ele usa o do cadastro e não a sugestão do sistema.

Após o preenchimento de todos os dados, basta clicar em SPED>Gerar Sped. 

No campo de Gerar SPED fiscal, tem uma opção para marcar a inclusão das informações do bloco K200 e K280 no seu arquivo.

OBS: Caso, o sistema não gere o arquivo SPED devido à erro nas unidades de medida, basta ir em Estoque>Unidades de medida. Para gerar o arquivo SPED não podem haver unidades de medida duplicadas no cadastro, nem haver unidades de medida com o mesmo código e descrição. Exemplo: código UN e descrição UN. Você pode selecionar as unidades de medidas iguais e clicar em agrupar, assim o sistema agrupa todas em uma só. Com as unidades com a mesma informação, basta clicar em seta ao lado de Visualizar>Alterar.

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