O arquivo SPED é frequentemente solicitado pela contabilidade de sua empresa. Ainda que o contador normalmente realize esse processo, a responsabilidade pela emissão do SPED é da empresa, já que os dados são extraídos diretamente do sistema de gestão utilizado.
Esse sistema deve gerar o arquivo SPED com base nas informações da empresa (como notas fiscais e estoque) e depois importá-lo no PVA (Programa Validador e Assinador) da Receita Federal. O PVA valida e transmite o arquivo para a Receita. Caso haja erros, ele gera um relatório em PDF com os ajustes necessários.
Existem alguns perfis de arquivos de SPED, verifique com seu contador o perfil que se adequa a sua empresa. Veja abaixo as diferenças de perfis:
Perfil A
Perfil A
O perfil A da EFD apresenta as informações de maneira mais detalhadas, o que requer um maior cuidado na sua geração. Um bom exemplo para identificar o quão criterioso é este perfil, basta verificar os registros referentes aos equipamentos ECF, presentes no Bloco C.
O perfil apresenta os registros referentes as totalizações, que são os registros C400 (identificação dos equipamentos ECF), C405 (dados referentes a Redução Z), C410 (totalizadores de Pis/Cofins), C420 (totalizadores da Redução Z), C425 (resumo dos Itens movimentados em relação a Redução Z), C490 (registro analítico do movimento diário) e C495 (resumo mensal de itens por ECF) se o informante for residente do estado da Bahia , registros C460, que são os documentos fiscais emitidos pelo usuário de equipamentos de ECF e totalizados na Reduzão Z, e o registro C470, o qual refere-se aos itens dos documentos fiscais emitidos pela ECF, ou seja deve ser informado de maneira criteriosa toda a movimentação diária ocorrida nos equipamentos ECF informando os Itens por Documento fiscal emitido pelo usuário.
Perfil B
Perfil B
O perfil B apresenta as informações de maneira mais sintética (totalização por período: diário e mensal).
O perfil apenas apresenta os registros referentes as totalizações, que são os registros C400 (identificação dos equipamentos ECF), C405 (dados referentes a Redução Z), C410 (totalizadores de Pis/Cofins), C420 (totalizadores da Redução Z), C425 (resumo dos Itens movimentados em relação a Redução Z), C490 (registro analítico do movimento diário) e C495 (resumo mensal de itens por ECF).
Perfil C
Perfil C
O perfil C, é destinado a empresas do simples nacional.
O perfil não leva produtos no registro, visto que é mais simplificado.
Como gerar o arquivo SPED no sistema Mainô?
1 - Informações do contabilista:
É preciso fazer o cadastro do seu contador ou da sua contabilidade aqui no sistema. Para isso, siga os passos abaixo:
Acesse o menu Usuário > Cadastros;
Na coluna Fiscal, acesse Informações do contabilista;
Clique em "Cadastrar" e preencha os dados do contador/contabilidade, o endereço e o seu contato.
2 - Escrituração das NF-es de terceiros:
Para acessar essa tela, acesse:
Menu Fiscal > Escrituração das NF-es de terceiros.
Nessa tela, vão estar todas as suas NF-es de terceiros para escrituração para o SPED. Vá em seta ao lado de DANFE > Escriturar para realizar a escrituração.
Nessa tela, você também pode realizar a escrituração em massa utilizando o Dicionário de Escrituração que será explicado no item 5.
3 - Plano de contas:
Outro ponto importante para a emissão do SPED é o cadastro do plano de contas contábil, segue um link de nosso artigo com melhor explicação sobre como realizar esse cadastro: Como cadastrar o plano de contas contábil para geração de Sped Contribuições?
4 - Escrituração de CT-e:
No menu Fiscal > SPED > Escrituração de CT-e é possível cadastrar escriturações de CT-e manualmente ou importando o XML dessa CT-e para o nosso sistema. Para fazer manualmente basta clicar em Cadastrar e para o Importar XML da CT-e clique em seta ao lado de Cadastrar. O sistema vai abrir todas as informações tributáveis da CT-e para fins de confirmação e alteração.
5 - Dicionário de escrituração:
Adicionamos uma opção dentro do menu Usuário > Cadastros > Coluna Fiscal > Dicionário de escrituração, nela você pode informar um registro que vai ser aplicado no momento que for escriturar as notas do fornecedor em massa.
Ele funcionada como um "de - para" das informações de um código fiscal, você também pode cadastrar vários registros. Por exemplo, você pode cadastrar um registro dizendo que toda nota com CFOP 5102 precisa ter o CFOP 2102, assim, o sistema atualiza todos os CFOPS 5102 para 2102 no momento da escrituração em massa.
Após o preenchimento de todos os dados, basta seguir o caminho abaixo para gerar o seu arquivo SPED:
Acesse o menu Fiscal > Geração do SPED;
Na tela para gerar SPED fiscal, escolha o seu perfil e o tipo de atividade;
Após isso, clique na opção "Gerar SPED".
Na opção "Informações do arquivo a ser gerado", você pode alterar do SPED Fiscal para o SPED Contribuições para ser gerado esse formato de SPED.
Validações do SPED:
Unidades de medidas
Caso, o sistema não gere o arquivo SPED devido a validação abaixo, basta ir em Estoque>Unidades de medida.
Para gerar o arquivo SPED, não podem haver unidades de medida duplicadas no cadastro, nem haver unidades de medida com o mesmo código e descrição. Exemplo: código UN e descrição UN. Você pode selecionar as unidades de medidas iguais e clicar em agrupar, assim o sistema agrupa todas em uma só. Para unidades com a mesma informação, basta clicar em seta ao lado de Visualizar > Alterar.
NF-es não escrituradas
Caso tenham NF-es pendentes de escrituração no CNPJ da matriz ou filial, o sistema retornará com a validação abaixo. Para escriturar as NF-es, você pode clicar no link para escriturar e, caso tenha alguma dúvida como efetuar a escrituração, o passo 4 desse artigo trata sobre o assunto.
🎥 VÍDEO: Geração de SPED
Você também pode conferir em vídeo como gerar SPED no sistema Mainô:
