1. O que é o SPED e de quem é a responsabilidade pela geração;
2. Quais são os perfis de arquivo do SPED;
3. Quais cadastros e escriturações fazer antes de gerar o arquivo;
4. Como gerar o arquivo SPED no sistema;
5. Quais validações podem impedir a geração do arquivo.

O arquivo SPED é um dos itens mais solicitados pela contabilidade e precisa ser gerado a partir dos dados do sistema de gestão da empresa. Antes de gerar o arquivo, alguns cadastros e escriturações precisam estar em dia, porque é deles que o SPED extrai as informações. Neste artigo, você vai entender o que é o SPED, conhecer os perfis disponíveis, ver quais preparações fazer, gerar o arquivo passo a passo e saber como tratar as validações que podem bloquear a geração.

O arquivo SPED é frequentemente solicitado pela contabilidade da sua empresa. Ainda que o contador normalmente conduza esse processo, a responsabilidade pela emissão do SPED é da empresa, já que os dados são extraídos diretamente do sistema de gestão utilizado.

O sistema gera o arquivo SPED com base nas informações da empresa, como notas fiscais e estoque. Depois disso, o arquivo precisa ser importado no PVA (Programa Validador e Assinador) da Receita Federal, que valida e transmite os dados. Caso existam erros, o PVA gera um relatório em PDF com os ajustes necessários.

Existem três perfis de arquivo do SPED, e cada um define o nível de detalhamento das informações enviadas. Confirme com a sua contabilidade qual perfil se aplica à sua empresa antes de gerar o arquivo. Veja abaixo as diferenças entre eles:

Perfil A:

O perfil A apresenta as informações de maneira mais detalhada, o que exige um cuidado maior na geração. Um bom exemplo desse nível de detalhe está nos registros referentes aos equipamentos ECF, presentes no Bloco C.

Além dos registros de totalização — C400 (identificação dos equipamentos ECF), C405 (dados da Redução Z), C410 (totalizadores de PIS/COFINS), C420 (totalizadores da Redução Z), C425 (resumo dos itens movimentados em relação à Redução Z), C490 (registro analítico do movimento diário) e C495 (resumo mensal de itens por ECF, quando o informante é do estado da Bahia) — o perfil A também exige o registro C460, com os documentos fiscais emitidos pelo usuário de equipamentos ECF e totalizados na Redução Z, e o registro C470, com os itens desses documentos fiscais. Ou seja, toda a movimentação diária ocorrida nos equipamentos ECF precisa ser informada de forma criteriosa, item por item de cada documento fiscal emitido.

Perfil B:

O perfil B apresenta as informações de maneira mais sintética, com totalização por período (diário e mensal). Nele, são exigidos apenas os registros de totalização: C400 (identificação dos equipamentos ECF), C405 (dados da Redução Z), C410 (totalizadores de PIS/COFINS), C420 (totalizadores da Redução Z), C425 (resumo dos itens movimentados em relação à Redução Z), C490 (registro analítico do movimento diário) e C495 (resumo mensal de itens por ECF).

Perfil C:

O perfil C é destinado às empresas do Simples Nacional. Por ser mais simplificado, esse perfil não leva os produtos no registro.

Antes de gerar o SPED, é importante conferir cinco pontos no sistema. Eles alimentam o arquivo e, quando ficam pendentes, costumam ser a causa de erros na validação.

3.1. Informações do contabilista:

É preciso cadastrar o seu contador ou a sua contabilidade no sistema. Para isso, siga os passos abaixo:

1. Acesse o menu Usuário > Cadastros;
2. Na coluna Fiscal, acesse Informações do contabilista;
3. Clique em Cadastrar e preencha os dados do contador ou da contabilidade, o endereço e o contato.

3.2. Escrituração das NF-es de terceiros:

Todas as NF-es de terceiros precisam estar escrituradas para entrar no SPED. Para fazer isso, siga os passos abaixo:

1. Acesse o menu Fiscal > Escrituração das NF-es de terceiros;
2. Nessa tela, você encontra todas as NF-es de terceiros pendentes de escrituração. Clique na seta ao lado de DANFE > Escriturar para realizar a escrituração.

Nessa mesma tela, também é possível fazer a escrituração em massa utilizando o Dicionário de escrituração, explicado no item 3.5.

3.3. Plano de contas:

Outro ponto importante para a emissão do SPED é o cadastro do plano de contas contábil. Para entender melhor como fazer esse cadastro, consulte o artigo Registro 0500: como cadastrar o plano de contas contábil para geração de SPED Contribuições?

3.4. Escrituração de CT-e:

No menu Fiscal > SPED > Escrituração de CT-e é possível cadastrar escriturações de CT-e manualmente ou importando o XML do documento. Para fazer o cadastro manual, clique em Cadastrar. Para importar o XML da CT-e, clique na seta ao lado de Cadastrar. Em ambos os casos, o sistema abre todas as informações tributáveis da CT-e para confirmação e alteração.

3.5. Dicionário de escrituração:

No menu Usuário > Cadastros > coluna Fiscal > Dicionário de escrituração, você pode informar um registro que será aplicado no momento de escriturar as notas do fornecedor em massa.

Ele funciona como um "de-para" das informações de um código fiscal, e você pode cadastrar quantos registros precisar. Por exemplo, é possível cadastrar um registro indicando que toda nota com CFOP 5102 deve ter o CFOP 2102. Assim, o sistema atualiza todos os CFOPs 5102 para 2102 no momento da escrituração em massa.

Com todos os dados preenchidos, você já pode gerar o arquivo. Para isso, siga os passos abaixo:

1. Acesse o menu Fiscal > Geração do SPED;
2. Na tela de geração do SPED Fiscal, escolha o seu perfil e o tipo de atividade;
3. Se for o caso, marque a opção de incluir o Bloco K e o Bloco H no seu SPED Fiscal;
4. Em seguida, clique em Gerar SPED.

Na opção Informações do arquivo a ser gerado, você pode alternar entre SPED Fiscal e SPED Contribuições, conforme o formato que precisa gerar.

Você também pode conferir em vídeo como gerar o SPED no sistema:

Em alguns casos, o sistema não conclui a geração do arquivo e retorna uma validação em tela. As duas situações mais comuns estão descritas abaixo.

Unidades de medida:

Caso o sistema não gere o arquivo por causa da validação abaixo, acesse o menu Estoque > Unidades de medida.

Para gerar o arquivo SPED, não podem existir unidades de medida duplicadas no cadastro, nem unidades com o mesmo código e descrição — por exemplo, código UN e descrição UN. Você pode selecionar as unidades de medida iguais e clicar em Agrupar, para que o sistema reúna todas em uma só. Para as unidades com a mesma informação em código e descrição, clique na seta ao lado de Visualizar > Alterar.

NF-es não escrituradas:

Caso existam NF-es pendentes de escrituração no CNPJ da matriz ou da filial, o sistema retorna a validação abaixo. Para resolver, clique no link indicado na própria mensagem e realize a escrituração. Se tiver dúvidas sobre como escriturar, o item 3.2 deste artigo trata desse assunto.

Se tiver dúvidas, fale com a Mai pelo chat no sistema ou pelo número de WhatsApp (21) 2224-5777.