O arquivo SPED é um arquivo muito solicitado pela contabilidade de sua empresa. Ainda que seu contador seja quem realize o serviço, saiba que na realidade, a responsabilidade pela emissão dos arquivos do SPED é da empresa, pois as informações necessárias para geração desses arquivos estão nos sistemas de gestão utilizados por ela. Esse sistema deverá extrair as informações da gestão da empresa (notas fiscais e estoque, por exemplo) e depois importá-las no PVA (Programa Validador e Assinador) fornecido pela Receita Federal. Como o próprio nome sugere, esse PVA irá validar as informações do SPED e enviá-las a receita. Caso existam erros, tanto no layout quanto na validação das informações, o PVA irá gerar um relatório em PDF indicando as correções a serem feitas.
Existem alguns perfis de arquivos de SPED, verifique com seu contador o perfil que se adequa a sua empresa. Veja abaixo as diferenças de perfis:
Perfil A
Perfil A
O perfil A da EFD apresenta as informações de maneira mais detalhadas, o que requer um maior cuidado na sua geração. Um bom exemplo para identificar o quão criterioso é este perfil, basta verificar os registros referentes aos equipamentos ECF, presentes no Bloco C.
O perfil apresenta os registros referentes as totalizações, que são os registros C400 (identificação dos equipamentos ECF), C405 (dados referentes a Redução Z), C410 (totalizadores de Pis/Cofins), C420 (totalizadores da Redução Z), C425 (resumo dos Itens movimentados em relação a Redução Z), C490 (registro analítico do movimento diário) e C495 (resumo mensal de itens por ECF) se o informante for residente do estado da Bahia , registros C460, que são os documentos fiscais emitidos pelo usuário de equipamentos de ECF e totalizados na Reduzão Z, e o registro C470, o qual refere-se aos itens dos documentos fiscais emitidos pela ECF, ou seja deve ser informado de maneira criteriosa toda a movimentação diária ocorrida nos equipamentos ECF informando os Itens por Documento fiscal emitido pelo usuário.
Perfil B
Perfil B
O perfil B apresenta as informações de maneira mais sintética (totalização por período: diário e mensal).
O perfil apenas apresenta os registros referentes as totalizações, que são os registros C400 (identificação dos equipamentos ECF), C405 (dados referentes a Redução Z), C410 (totalizadores de Pis/Cofins), C420 (totalizadores da Redução Z), C425 (resumo dos Itens movimentados em relação a Redução Z), C490 (registro analítico do movimento diário) e C495 (resumo mensal de itens por ECF).
Perfil C
Perfil C
O perfil C, é destinado a empresas do simples nacional.
O perfil não leva produtos no registro, visto que é mais simplificado.
Para gerar o Sped, alguns campos precisam estar preenchidos no sistema, vamos lá:
1 - Informações do contabilista:
É preciso fazer o cadastro do seu contador clicando no menu Fiscal> SPED>Informações do contabilista, depois clique em Cadastrar. Irá abrir um campo para preenchimento dos dados do contador, o endereço e o seu contato.
2 - Escrituração das NF-es de terceiros:
Nesse campo constam todas as notas que precisam ser escrituradas. Basta clicar em Fiscal> SPED> Escrituração das NF-es de terceiros, em seguida clique em seta ao lado de DANFE > Escriturar, o sistema vai abrir todas as informações tributáveis da nota para fins de confirmação. Você também pode realizar a escrituração em massa utilizando o Dicionário de Escrituração que será explicado no item 5.
3 - Plano de contas:
Outro ponto importante para a emissão do SPED é o cadastro do plano de contas contábil, segue um link de nosso artigo com melhor explicação sobre como realizar esse cadastro: Como cadastrar o plano de contas contábil para geração de Sped Contribuições?
4 - Escrituração de CT-e:
No campo Fiscal>SPED>Escrituração de CT-e é possível cadastrar escriturações de CT-e manualmente ou importando o XML dessa CT-e para o nosso sistema. Para fazer manualmente basta clicar em Cadastrar e para o Importar XML da CT-e clique em seta ao lado de Cadastrar. O sistema vai abrir todas as informações tributáveis da CT-e para fins de confirmação e alteração.
5 - Dicionário de escrituração:
Adicionamos uma opção dentro do menu Fiscal>SPED>Dicionário de escrituração, nela você pode informar um registro que vai ser aplicado no momento que for escriturar as notas do fornecedor em massa.
Ele funcionada como um "de - para" das informações de um código fiscal, você também pode cadastrar vários registros. Por exemplo, você pode cadastrar um registro dizendo que toda nota com CFOP 5102 precisa ter o CFOP 2102, assim, o sistema atualiza todos os CFOPS 5102 para 2102 no momento da escrituração em massa.
Após o preenchimento de todos os dados, basta ir em Fiscal>SPED>Geração do SPED. No campo de Gerar SPED fiscal, tem uma opção para marcar a inclusão das informações do Bloco K e do Bloco H.
Você também pode gerar o SPED Contribuições nesse menu, preenchendo as informações referentes a ele.
Feito isso basta informar o e-mail para qual deseja que seja enviado o arquivo e clicar em Gerar SPED! 😁
Validações do SPED:
Unidades de medidas
Caso, o sistema não gere o arquivo SPED devido a validação abaixo, basta ir em Estoque>Unidades de medida.
Para gerar o arquivo SPED, não podem haver unidades de medida duplicadas no cadastro, nem haver unidades de medida com o mesmo código e descrição. Exemplo: código UN e descrição UN. Você pode selecionar as unidades de medidas iguais e clicar em agrupar, assim o sistema agrupa todas em uma só. Para unidades com a mesma informação, basta clicar em seta ao lado de Visualizar > Alterar.
NF-es não escrituradas
Caso tenham NF-es pendentes de escrituração no CNPJ da matriz ou filial, o sistema retornará com a validação abaixo. Para escriturar as NF-es, você pode clicar no link para escriturar e, caso tenha alguma dúvida como efetuar a escrituração, o passo 4 desse artigo trata sobre o assunto.
