Para concluir uma exportação, alguns documentos são essenciais durante todo o processo, da fase inicial de negociação até a venda e a entrega, no Brasil e no exterior. Não há um formato pré-definido para a Fatura Proforma, Fatura Comercial e Packing List, devendo apenas ser observado alguns campos básicos.
Fatura Proforma: é a cotação ou formalização do pedido de compra do importador, um documento utilizado em uma operação de compra e venda internacional. Ela é semelhante a um orçamento e serve de base para a Fatura Comercial. Ela está sujeita à aprovação por parte do importador.
Fatura Comercial: é o documento que servirá de base para o desembaraço alfandegário, ela reflete todas as condições de negociação aprovadas entre o exportador e importador. Ela é semelhante a um pedido de venda e é emita antes da nota fiscal e da Declaração Única de Exportação (DU-E).
Packing List: utilizado tanto no embarque como no desembarque da mercadoria, ele é uma lista de volumes que tem por objetivo facilitar a fiscalização aduaneira, relacionando os volumes a serem importados/exportados e seu conteúdo.
Para começar a sua exportação, primeiro verifique se as configurações estão preparadas através do artigo abaixo:
Depois disso, basta acessar o menu Comex > Fluxo de Exportação, clicar em Adicionar Fatura Proforma e preencher todas as informações necessárias para o seu processo de exportação.
Você pode fazer a Fatura Proforma em Real ou em outra moeda. Para saber mais acesse o artigo abaixo:
Para gerar a sua Proforma corretamente é preciso se atentar aos campos de preenchimento nas abas de Transporte/Outros, Exportação e Condição de proposta.
Como o seu cliente é do exterior, por padrão, a sua Proforma será gerada com o idioma inglês, de acordo com o idioma do cliente. Para gerar a Proforma em português é preciso mudar o idioma do seu cliente para português.
Depois da Fatura Proforma criada, você pode aprovar para que ela se torne uma Fatura Comercial.
Você também pode reprovar, arquivar, alterar ou apagar a proforma a qualquer momento.
Como a Fatura Proforma é um orçamento, quando ela é aprovada e vira uma Fatura Comercial, é feito a reserva das mercadorias da fatura no seu estoque, além de adicionar o campo de assinatura do exportador no PDF.
Depois da Fatura Comercial criada, você pode gerar a sua NF-e de Exportação.
Você também pode fazer a sua Fatura Comercial voltar a ser uma Fatura Proforma a qualquer momento. Basta clicar ao lado de Gerar NF-e > Voltar a ser fatura proforma.
Para gerar o Packing List da sua exportação, basta ir na sua Fatura Comercial e clicar em seta ao lado de Gerar Nf-e > Gerar Packing List.
O sistema vai trazer algumas informações da sua proforma, mas também terá campos para preenchimento de informações específicas do packing list, como o volume total e por produto.
Ao clicar em Gerar NF-e o sistema vai criar uma nota fiscal de exportação finalizada. Para conferir a sua nota, basta clicar no link com a numeração da nota.
Depois, basta conferir as informações da sua nota fiscal de exportação e transmiti-la.
Com a nota fiscal transmitida e aceita, você já pode gerar a sua Declaração Única de Exportação. Basta ir no menu Fiscal > NF-es emitidas, localizar a sua nota de exportação e clicar em seta ao lado de DANFE > Nova Declaração Única de Exportação (DU-E) ou ir no menu Comex > Declarações de Exportação.
Depois, basta preencher as informações necessárias para a emissão da sua DU-E.
Para saber mais sobre a Declaração Única de Exportação, acesse o artigo abaixo:
Você também pode emitir o Memorando de Exportação por meio da sua nota fiscal de Exportação. Basta ir na sua nota de exportação e clicar em seta ao lado de DANFE > Memorando de Exportação.
Para saber mais sobre o Memorando de Exportação, acesse o artigo abaixo:
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🎥 VÍDEO: Como emitir uma NF-e de exportação
Você também pode conferir esse passo a passo em vídeo.
Outros links úteis:
👉 Nota Fiscal de Exportação: como emitir com segurança
👉 Documentos para Exportação: quais são e como emitir